Surat Resmi: Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Contoh Surat Resmi

Mungkinkah dari kita pasti tentunya jarang sekali mengetahui surat resmi bukan? Karena kita jarang menggunakan surat resmi dalam kehidupan kita, akan tetapi tidak sedikit orang tentunya juga sudah paham tentang surat resmi karena sudah sering membuatnya ataubahkan sudah sering menerima surat resmi baik dengan perorangan maupun dengan organisasi bahkan dengan instansi pemerintahan.

Akan tetapi perlu kita ingat bahwa akan ada suatu waktu dimana kita akan membutuhkan surat resmi untuk keperluan kepentingan ataupun bahkan hal yang mendesak sekalipun. Misalkan saja kita suatu saat pasti akan menerima surat undangan, yang mana surat undangan ini tergolong surat undangan yang resmi, karena ada ciri-ciri dari surat undangan yang resmi tersebut.

Surat Resmi: Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Contoh Surat Resmi
Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Contoh Surat Resmi

Sebelum lebih jauh kami akan membahas tentang surat resmi, alangkah lebih baiknya jika kita mengenal terlebih dahulu apa itu surat resmi? Apa manfaat dan fungsi dari surat resmi? Lantas bagaimanakah ciri-cirinya kok sampai di sebut surat resmi? Dan masih banyak lagi tentunya yang akan kamu ketahui dari artikel ini yang mana akan membahas pertanyaan-pertanyaan itu semuanya.

Pengertian Surat Resmi


Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, institusi, atau organisasi tertentu. Hal-hal yang bersifat resmi tersebut mencakup surat undangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan lain sebagainya, yang biasanya bersifat formal.

Jenis-Jenis Surat Resmi


Perlu anda ketahui bahwa terdapat banyak sekali jenis dan macam-macamnya dari surat resmi, antara lain yaitu sebagai berikut ini:

1. Surat Keputusan


Surat keputusan adalah termasuk jenis surat yang tergolong resmi yang bertujuan untuk menyampaikan suatu keputusan dari pihak atasan mengenai hal yang ingin diinformasikan. Umumnya penggunaan surat keputusan ini berkenaan dengan struktur pada sebuah instansi/institusi atau lembaga.

2. Surat Permohonan


Surat permohonan merupakan termasuk jenis surat yang tergolong resmi yang dipergunakan oleh suatu pihak untuk mengajukan permohonan ke pihak yang lain. Pada surat permohonan ini bisa dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke instansi, atau instansi ke instansi.

3. Surat Undangan


Surat undangan adalah jenis surat yang tergolong resmi yang mempunyai tujuan untuk memanggil atau mengundang orang atau pihak terkait pada suatu acara atau aktivitas kegiatan. Jenis surat undangan ini termasuk surat resmi dan bahasa yang digunakan yaitu bahasa formal.

4. Surat Perintah


Surat perintah adalah jenis surat resmi yang isinya memberikan tugas atau arahan dari atasan kepada pihak yang terlibat. Umumnya jenis surat perintah ditemukan di instansi, perusahaan, atau institusi tertentu.

5. Surat Pengantar


Surat pengantar adalah termasuk jenis surat yang tergolong resmi resmi yang yang bertujuan sebagai pengantar untuk maksud dan tujuan tertentu. Pada penggunaan Jenis surat pengantar ini biasanya dijadikan sebagai syarat untuk mengurusi berkas dan dokumen tertentu.

6. Surat Edaran


Surat edaran adalah jenis surat yang tergolong resmi yang isinya berupa pemberitahuan tentang aktivitas atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Dapat dikatakan bahwa surat edaran mempunyai fungsi yaitu untuk memberi informasi, akan tetapi dikeluarkan secara formal oleh suatu institusi resmi.

7. Surat Kuasa


Surat kuasa adalah termasuk jenis surat yang tergolong resmi yang bertujuan untuk pemberian kuasa atau hak atau wewenang dari satu pihak ke pihak yang lainnya. Pada jenis surat kuasa ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang ada suatu halangan, sehingga melakukan perwakilan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi hak/kuasa.

Fungsi Surat Resmi


Perlu anda ketahui bahwa Surat resmi memiliki fungsi yang berbada dari jenis surat yang lainnya yang mana tidak dapat kita temukan pada surat jenis yang lainnya. Merucut dari pengertian surat resmi di atas kita dapat simpulkan bahwa surat resmi mempunyai beberapa fungsi yaitu diantaranya sebagai berikut ini:


  • Sebagai suatu sarana media untuk memberikan informasi ataupun pemberitahuan tentang suatu keadaan tertentu yang disampiakan oleh pihak pengirim kepada pihak penerima
  • Sebagai bukti tertulis (otentik) yang berupa dokumen yangmana didalam isi surat tersebut dapat dipercaya dan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
  • Sebagai panduan kerja dalam melaksanakan suatu kegiatan yangmana surat resmi tersebut berisi tentang suatu langkah-langkah kerja untuk kategori pekerjaan tertentu (SOP) kerja.
  • Sabagai media untuk mengingat bagi yang penerima surat baik itu secara perorangan, organisasi, ataupun secara lembaga. Oleh karena itu surat resmi perlu untuk didokumentasikan supaya dapat dipergunakan sebagai data di suatu saat nanti.
  • Sebagai bukti historis dan juga sebagai bukti kronologis suatu kejadian yang sangat penting.

Perlu kamu mengerti, walaupun sekarang ini sudah ada fasilitas teknologi yang canggih untuk mengirim surat yang biasa di sebut dengan surel (surat elektronik) ataupun di sebut email, untuk peran surat resmi dalam bentuk print-print an tetap masih digunakan untuk keperluan tertentu, baik untuk bisnis, undangan, niaga, pemberitahuan, informasi ataupun keperluan lainnya.

Ciri-Ciri Surat Resmi


Suatu surat dapat dikatakan itu sebagai surat resmi apabila memenuhi kriteria dan anda bisa mengenali bahwa ini adalah surat resmi, adalah sebagai berikut ini:

  • Surat resmi ditulis dengan bahasa yang baku sesuai dengan kaidah kamus besar bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) yang mana itu semua mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipergunakan untuk menuliskan surat resmi.
  • Penggunaan bahasa pada surat resmi yaitu singkat, padat, efektif dan juga dapat dengan mudah di pahami maksud dan isi dari surat resmi tersebut.
  • Pada penggunaan bahasanya yaitu tidak menggunakan bahasa yang implisit akan tetapi menggunakan bahasa yang eksplisit.
  • Surat resmi juga Dibuat dalam bentuk full block ataujuga bisa dengan bentuk semi block/ intended block
  • Terdapat bagian kop surat yangmana bagian tersebut menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi.
  • Tercantum juga nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
  • Tak kalah penting menyertakan stempel instansi resmi jika ada.
  • Surat resmi strukturnya yang sistematis (teratur) dan di buat sesuai dengan aturan yang berlaku.

Kesimpulan terhadap Ciri-ciri pada surat resmi antara lain adalah adanya bagian kop surat, mempunyai nomor surat, mempunyai lampiran, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum digunakan, menggunakan bahasa resmi dan baku, dan tak kalah penting menyertakan stempel instansi resmi jika ada, serta menggunakan format penulisan yang baku.

Struktur Surat Resmi


Seperti yang sudah kami jelaskan pada pengertian surat resmi di atas, bisa dikatakan itu surat resmi pastinya juga mempunyai bagian-bagian penting yang harus dilengkapi di dalam pembuatan surat resmi. Berikut ini beberapa bagian penulisan dari surat resmi adalah sebagai berikut ini:

1. Kepala Surat (Kop Surat)


Terdapat Kop Surat, yang mana itu semua terdiri dari:

  •  Logo instansi/ lembaga
  • Nama instansi/ lembaga
  • Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga


2. Nomor Surat


Perlu kamu ketahui bahwa setiap kali suatu instansi, lembaga ataupun organisasi mengirimkan surat resmi, pastinya akan dilengkapi dengan nomor surat, karena dengan adanya nomer dalam surat ini maka akan dengan lebih mudahnya untuk mengetahui beberapa jumlah surat yang sudah dikeluarkan selama satu bulan.

3. Tanggal Surat


Dalam pembuatan Surat resmi tak kalah pentingnya pasti selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat, karena dengan adanya tanggal pembuatan ini berguna untuk sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.


4. Lampiran atau Hal


Tak jarang kebanyaan dari surat resmi dilengkapi dengan adanya lampiran, yaitu beberapa dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan


Memberikan alamat tujuan pada surat resmi, biasanya dalam penulisan surat resmi itu ditulis dengan singkat saja, karena alamat lengkap tujuan surat resmi tersebut sudah tertera pada sampul/amplop surat.

6. Salam Pembuka


Pada salam pembuka ini juga harus menggunakan bahasa yang baku, dan dengan menggunakan bahasa yang formal dengan baik dan sopan.

7. Isi Surat


Pada bagian surat resmi ini, Isi surat adalah suatu bagian utama dari suatu surat resmi. Pada isi surat ini merupakan Informasi yangmana harus dibuat dengan singkat, jelas dan padat dengan menggunakan bahasa yang baku dan supaya penerima surat ini paham dengan isi surat resmi tersebut.

8. Salam Penutup


Tak kalah pentingnya selain salam pembuka pada surat resmi, tentunya pasti ada juga salam penutup, yangmana salam penutup ini menunjukan kesopanan dalam melakukan komunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat


Pada bagian ini tak kalah pentingnya juga di cantumkan nama dan ada tanda tangan dari pengirim surat atau dari penangungjawab yang bersangkutan.

10. Tembusan


Pada bagian tembusan ini dubat jika surat resmi tersebut perlu di ketahui oleh pihak yang lainnya.

Contoh Surat Resmi


berikut ini merupakan contoh dari surat resmi, yang barang kali bisa anda gunakan untuk menjadikan referensinya

contoh surat resmi pemberitahuan
contoh surat resmi pemberitahuan pict by romandecade.org





Surat: Pegertian, Bagian, Bentuk, Macam-Macam, Jenis, Fungsi dan Tujuan dari Surat

Surat, Pengertian, Fungsinya, Ciri-Ciri, Tujuan, Jenis dan Contohnya – Apakah yang kalian ketahui dari surat? Apakah surat itu? Surat merupakan media untuk berkomunikasi dengan mempunyau tujuan supaya dapat menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Terdapat beberapa macam-macam surat jika dilihat berdasarkan format dan tujuannya, misalnya surat perseorangan atau surat resmi.

Secara umum bagian-bagian surat terdiri dari kop surat, tempat dan tanggal penulisan surat, nomor surat, lampiran, tentang, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama pengirim dan tanda tangan, serta tembusan. Pada Bagian-bagian surat tersebut teletak pada surat resmi, sementara kalau pada jenis surat yang lainnya tidak semuanya ada.



Surat : Pengertian, Fungsinya, Ciri-Ciri, Tujuan, Jenis dan Contohnya



Selain surat perseorangan dan surat resmi juga terdapat jenis-jenis surat yang lainnya. Tiap-tiap jenis surat juga mempunyai banyak contoh surat sesuai keperluannya. Misal pada contoh yaitu surat resmi yang dapat berupa surat perintah, surat permintaan, surat undangan, dan surat edaran.

Jika kalian ketahui ternyata surat mempunyai beberapa fungsi, antara lain yaitu berfungsi untuk memberitahukan informasi, mengirimkan permintaan/pesan, sebagai media bukti yang tertulis, sebagai media pengingat, dan sebagai media pedoman kerja. Pada saat ini surat pun menjadi bagian yang paling penting dalam komunikasi di instansi atau institusi tertentu.

Pengertian Surat


Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Bagian Surat dan Bentuk Surat


Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain:

(1) kepala surat/kop surat (letterhead),
(2) tanggal surat (date),
(3) nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed, subject),
(4) alamat tujuan (inside address),
(5) salam pembuka (salutation),
(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),
(7) paragraf isi (body paragfaph),
(8) paragraf penutup (close paragraph),
(9) salam penutup (complimentary close),
(10) tanda tangan (signature),
(11) nama jelas penanda tangan (name and titlle),
(12) tembusan (notation), (13) inisial (initial).

Macam-Macam Surat


Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.

Macam-macam Surat Menurut Wujudnya


Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu antara lain:

1. Surat Bersampul


Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

2. Kartu Pos


Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.

3. Warkat Pos


Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.

4. Telegram dan Teleks


Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.

5. Memorandum (Memo) dan Nota


Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.

6. Surat Tanda Bukti


Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

Macam-Macam Surat Menurut Pemakaiannya


Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi


Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

2. Surat Dinas


Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.

3. Surat Bisnis


Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

4. Surat Sosial


Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

Macam-Macam Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju


Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1. Surat Biasa


Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.

2. Surat Edaran


Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.

3. Surat Pengumuman


Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

Macam-Macam Surat Menurut Sifatnya


1. Surat Biasa


Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.

2. Surat Konfidensial (terbatas)


Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

3. Surat Rahasia


Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.

Macam-Macam Surat Menurut Urgensi Penyelesaian


1. Surat Baisa


Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

2. Surat Segera


Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

3. Surat Kilat


Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

Macam-Macam Surat Menurut Isi dan Maksudnya


Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.

Jenis-Jenis Surat


Berikut ini merupakan macam-macma surat dan jenis-jenisnya antara lain terdiri dari surat perseorangan, surat resmi, surat niaga, surat dinas, dan surat lamaran kerja.

1. Surat Perseorangan


Jenis surat yang pertama adalah surat perseorangan. Surat perseorangan merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan perseorangan atau individu tertentu, bisa berupa interaksi dan korespondensi antar keluarga atau teman saja.

Ciri-ciri pada surat perseorangan antara lain yaitu tidak menggunakan bagian kop surat, tidak mempunyai nomor surat, jenis salam pembuka dan penutup menggunakan variasi tertentu, penggunaan bahasa bebas tapi sopan dan cenderung tidak resmi, serta format yang digunakan surat yang bebas, tidak terikat pada aturan tertentu.

2. Surat Resmi


Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, institusi, atau organisasi tertentu. Hal-hal yang bersifat resmi tersebut mencakup surat undangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan lain sebagainya, yang biasanya bersifat formal.

Ciri-ciri pada surat resmi antara lain adalah adanya bagian kop surat, mempunyai nomor surat, mempunyai lampiran, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum digunakan, menggunakan bahasa resmi dan baku, dan tak kalah penting menyertakan stempel instansi resmi jika ada, serta menggunakan format penulisan yang baku.

3. Surat Niaga


Surat niaga adalah salah satu contoh dari jenis surat yang dipergunakan oleh badan usaha atau instansi untuk mengadakan aktivitas kegiatan usaha niaga seperti industri atau jasa. Pada surat niaga ini sangatlah penting untuk membangun koneksi bisnis dan jaringan dengan pihak luar yang terkait.

Surat niaga sendiri ada berbagai macam, mulai dari surat jual beli, perdagangan, dan kwitansi. Pada dasarnya untuk klasifikasi surat niaga juga bisa anda bedakan menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, itu semua tergantung dari pihak yang terlibat dan berkepentingan pada isi surat tersebut niaga tersebut.

4. Surat Dinas


Macam-macam surat berikutnya adalah surata dinas. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti institusi dinas dan tugas kantor. Fungsi surat dinas penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu institusi tertentu.

Pada penggunaan Surat dinas mempunyau fungsi yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, media pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip penting, bukti sejarah atas perkembangan institusi atau lembaga, dan pedoman kerja yang dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Penggunaan surat dinas mempunyai beberapa ciri-ciri, antara lain adalah mempergunakan kop surat dan institusi/lembaga atau instansi, menggunakan nomor surat, mempergunakan salam pembuka dan penutup yang baku dan sopan, mempergunakan lampiran, mengandung bahasa resmi dan bagu, menggunakan stempel dari institusi, serta menggunakan format penulisan surat.

5. Surat Lamaran Kerja


Jenis-jenis surat yang terakhir adalah surat lamaran kerja. Surat lamaran kerja merupakan jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di kantor, perusahaan, atau institusi tertentu yang dituju.

Bedasarkan dari format surat lamaran pekerjaan, surat lamaran perkerjaan termasuk dalam jenis surat resmi atau juga bisa disebut surat dinas, akan tetapi sering dikategorikan sebagai jenis surat pribadi. Hal ini dikarenakan jenis surat ini banyak disusun, dibuat dan sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.

Bagian-bagian pada surat lamaran pekerjaan antara lain adalah tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, tentang, alamat tujuan, salam pembuka, isi dan maksud, salam penutup, serta tanda tangan dan nmaa terang pengirim.

Fungsi dan Tujuan Surat


Dari kesimpulan di atas tentang pengertian, jenis-jenis dan macam-macam surat, maka dapat di simpulkan bahwa surat mempunyai banyak sekali fungsi, fungsi surat secara umum adalah sebagai media untuk berkomunikasi terhadap yang bersangkutan dalam bentuk tulisan. Maka berikut ini merupakan beberapa fungsi dari surat yaitu, atara lain sebagai berikut:

- Sebagai media sarana untuk dapat melakukan komunikasi dengan tujuan untuk bisa menyampaikan permohonan/ permintaan, pemberitahuan, perintah, pernyataan bahkan bisa juga laporan, dan lain-lain sebagainya.

- Sebagai alat untuk menunjukan bukti tertulis yang mempunyai kekuatan badan hukum.

- Sebagai alat untuk dapat mempermudah membantu dalam mengingat suatu aktivitas/kegiatan.

- Sebagai media catatan atau histori dari suatu kegaitan yang bertujuan untuk dapat mengevaluasi keperluan kegiatan yang lain.

- Sebagai alat yang dapat untuk mewakili pribadi atau instansi, organisasi, lembaga pembuat surat yang menyampaikan apa yang ingin di maksudkan, memberi informasi, ataupun misi yang akan di tujukan kepada penerima.



Begitulah demikian referensi dari kami yang sudah kami rangkum dari berbagai sumber mengenai Jenis-Jenis Surat, Pengertian, Fungsinya, Ciri-Ciri, Tujuan, dan Contohnya, yang sudah kami jelaskan secara lengkap. Ternyata ada banyak sekali jenis surat nya ada, akan tetepi secara keseluruhan fungsi dari surat adalah untuk memberikan suatu informasi dari pihak si pengirim kepada pihak si penerima. Apabila ada kesalahan kata, penulisan atau revisi kami persilahkan. Terimakasih semoga bermanfaat.

Surat Niaga: Pengertian, Macam-macam, Jenis, Fungsi dan Tujuan dari Surat Niaga

Pada postingan kali ini kita akan membahas tentang Pengertian Surat Niaga, Fungsi Surat Niaga, Tujuan Surat Niaga, Jenis Surat Niaga, Ciri-ciri Surat Niaga, Contoh Surat Niaga, Cara Pnulisan dari Surat Niaga.

Apakah yang dimaksud dengan surat niaga? Surat Niaga adalah suatu surat yang dicetak/ dikeluarkan untuk seseorang atau suatu badan usaha/ perusahaan dengan mempunyai keperluan niaga atau bisnis.

Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, Ciri-Ciri, Contoh Surat Niaga Yang Harus Dimengerti

Pengertian Surat Niaga


Surat niaga adalah jenis surat resmi yang mempunyai isi yang berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang ataupun jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dicetak/dikeluarkan untuk seseorang atau suatu badan usaha dengan tujuan untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Sifat Surat Niaga


Surat niaga mempunyai dua sifat, yaitu sifat intern dan ekstern, tergantung situasi dalam penggunaannya. Dalam hal intern, surat niaga dipergunakan sebagai hubungan antar berbagai pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam situasi kondisi ekstern, surat niaga dipergunakan sebagai berhubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik secara perorangan maupun badan usaha.

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga


Merucut dari pengertian surat niaga di atas, berikut ini merupakan beberapa fungsi dan tujuan dari surat niaga, antara lain adalah:

  • Surat niaga adalah bentuk nyata atau bukti sah dari adanya perjanjian.
  • Surat niaga merupakan sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan di perusahaan dan dapat dipergunakan setiap kali akan diperlukan.
  • Surat niaga bisa sebagai wakil penulis dalam sebuah pertemuan dengan lawan bicaranya/ rekan bisnisnya.
  • Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
  • Surat niaga dapat menjadi alat untuk promosi


Jenis-Jenis Surat Niaga


Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa tahapan dalam melakukan perdagangan tersebut kemudian membuat adanya beberapa jenis surat niaga.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga sesuai dengan tentang dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :

1. Surat Penawaran


Surat penawaran adalah termasuk dari jenis surat niaga yang mempunyai tujuan untuk menawarkan produknya kepada pelanggan, baik barang atau jasa. Dengan demikian perusahaan membuat surat ini dengan harapan konsumen akan membeli produk atau mau menggunakan jasanya.

2. Surat Perkenalan


Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat perkenalan untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan, fitur, harga, dan promo lainnya.

3. Surat Orderan


Surat adalah termasuk dari jenis surat niaga yang dibuat oleh calon konsumen kepada perusahaan yang akan dibeli oleh konsumen, surat orderan ini mempunyai tujuan yaitu untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan kata lain, pelanggan ingin membeli barang atau jasa tertentu lewat surat orderan ini.

4. Surat Permintaan Penawaran


Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon konsumen kepada perusahaan dengan mempunyai maksud untuk meminta menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. Konsumen meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan yang terkait pada produk yang dijual.

5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang


Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang untuk memberitahukan pengiriman barang pada konsumen. Jenis surat ini dibuat setelah pedagang dan konsumen telah sepakat mengenai transaksi tertentu.

6. Surat Penolakan Orderan


Surat penolakan orderan merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang ketika pedagang menolak permintaan orderan dari konsumen perihal produk tertentu. Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya saat persediaan barang habis atau konsumen menawar dengan harga rendah.

7. Surat Konfirmasi Orderan


Surat konfirmasi orderan merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang sebagai balasan dari surat orderan. Dalam surat ini pedagang memastikan jumlah barang yang akan dibeli pelanggan beserta harga, cara pelunasan, detail pengiriman, dan hal-hal lainnya.

8. Surat Jawaban Pengaduan


Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat pedagang sebagai balasan dari surat pengaduan dari konsumen. Dalam surat ini, pedagang umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.

9. Surat Pengiriman Pembayaran


Surat pengiriman Pembayaran adalah termasuk dalam kategori jenis surat niaga yang dibuat oleh konsumen yangmana setelah konsumen sudah menerima barang yang dipesan dari pedagang. Pada penggunaan surat pengiriman pembayaran ini disertai nominal harga, cara untuk pelunasan, dan bukti transaksi pembayaran yang sudah disepakati antara konsumen dan penjual sebelumnya.

10. Surat Penagihan


Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi transaksi dengan cara pelunasan hutang. Jenis surat ini dibuat pedagang kepada konsumen saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.

11. Surat Jawaban Penangguhan Pelunasan


Surat jawaban penangguhan pelunasan merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang sebagai jawaban dari surat penangguhan pelunasan yang dibuat konsumen. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pelunasan produk yang baru.

12. Surat Pengaduan


Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang dibuat konsumen jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Konsumen merasa tidak terima karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan orderan.

13.Surat Penangguhan Pelunasan


Surat penangguhan pelunasan merupakan jenis surat niaga yang dibuat konsumen atas surat tagihan yang dikirim pedagang. Jenis surat ini dibuat saat konsumen belum bisa melakukan pelunasan karena satu dan lain alasan.

Macam-Macam Surat Niaga

Berikut ini merupakan macam-macam dari surat niaga pada umumnya, yaitu:

  1. Surat Penawaran Barang atau Jasa.
  2. Surat Permintaan Barang atau Jasa.
  3. Surat Pesanan Barang atau Jasa.
  4. Surat Penerimaan Pembayaran.
  5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa.
  6. Surat Pernyataan Keberatan.
  7. Surat Aduan.
  8. Surat Edaran.
  9. Surat Tagihan.
  10. Surat Telegram dan Penegasannya.

Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Surat Niaga



  • Ada beberapa hal penting yang harus wajib diperhatikan ketika akan membuat sebuah surat niaga, diantaranya yaitu:Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
  • Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang akan dipesan. Disarankan untuk membuat daftar pesanan dengan rapih dan benar supaya lebih mudah untuk memeriksanya.
  • Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
  • Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
  • Di dalam pembuatan surat niaga juga perlu untuk menyebutkan bagaimana cara membungkus yang diinginkan.


Ciri-Ciri Surat Niaga


Sesuai dari pengertian surat niaga diatas, surat niaga dipergunakan dengan mempunyai tujuan bisnis, dan kita bisa dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

  • Surat niaga pastinya sering berkaitan dengan hal bisnis, perdagangan atau jual-beli.
  • Surat niaga dicetak/dikeluarkan secara resmi dengan mengguankan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik sesuai kaidah yang berlaku.
  • Surat niaga memakai kata-kata yang baik dan persuasif untuk mendapatkan perhatian.
  • Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
  • Surat niaga lebih condong untuk menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat, tenaga, biaya, dan waktu.


Contoh Surat Niaga


Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan barang oleh pembeli.

MaxOffice
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
______________________________________________
Nomor: 456/SRTPM/IV/2019
Kepada Yth.
Direktur PT GoodPrograming
Bp. Rifki Kuntoro Aldi S.Kom., M.Kom
Jl. Melon Raya No. 145
Hal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan stok barang kami yang berada di gudang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT JavaNetBean ingin memesan barang-barang berikut ini:
1. Buku Ekspedisi 218 Pcs
2. Buku Folio 323 Pcs
9. Spidol (merah) 312 Pcs
Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas bisa kami terima selambat-lambatnya 10 hari setelah surat pesanan ini diterima.
Proses pembayaran akan kami transfer melalui Bank BCA cabang Kartasura melalui rekening 5213.321.321 atas nama PT JavaNetBean.
Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.
Surakarta, 23 Desember 2019
Hormat Saya,

Webillian Adi Kusuma
Marketing Manager


Demikian artikel dari kami yang sudah kami rangkum dari beberapa sumber yaitu tentang pengertian, macam-macam, jenis, fungsi dan tujuan dari di buatnya surat niaga. Terimkasih sudah membaca artikel dari kami. Apabila ada kesalahan kami minta maaf, dan silahkan di komentari yah.

Surat Bisnis: Pengertian, Fungsi dan Contohnya

Pengertian Surat dan Surat bisnis

Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untukberbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan

teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail).

Pengertian Surat


Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Pengertian Surat Bisnis


Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.

Korespondensi dapat diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.

Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalahkomunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

Fungsi Surat Bisnis


Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram, faksimail, dan computer, surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

• Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat.
• Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
• Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.
• Alat bukti tertulis (dokumen tertulis).
• Alat untuk mengingat.
• Bukti sejarah (historis).
• Pedoman kerja.
• Media promosi bagi pengirim surat.

Contoh-contoh Surat Bisnis


1. Surat Pemesanan


Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).

2. Surat Konfirmasi


Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

3. Surat Pengaduan


Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

4. Surat Permintaan Informasi


Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.

5. Surat Ucapan Selamat


Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

6. Surat Pemberitahuan


Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

7. Surat Penagihan


Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.

8. Surat Peringatan


Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.

9. Surat Perintah Kerja


Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.

10. Surat Pengumuman


Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.

11. Surat Undangan RUPS


RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.

12. Surat Kuasa


Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

13. Surat Perjanjian


Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.


Daftar Pustaka

Komunikasi Bisnis Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. Edisi ketiga. 2006
Komunikasi Bisnis Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. Edisi keempat. 2011