Cara Melaksanakan Rapat Supaya Efektif dan Efisien yang Harus Di Dilaksanakan

Rapat merupakan salah satu agenda kantor yang mempunyai fungsi sangat penting. Selain berfungsi sebagai sarana untuk melakukan koordinasi antara atasan dan staffnya, ternyata masih banyak fungsi lain dari dilaksanakannya rapat bisnis. Selain itu juga, banyak pula dari pekerja yang akhirnya mendapatkan promosi untuk kenaikan jabatan karena mampu menyajikan suasana rapat secara professional.

Cara Melaksanakan Rapat Supaya Efektif dan Efisien yang Harus Di Dilaksanakan

Akan tetapi disadari atau tidak, di saat jadwal rapat sudah datang, banyak dari anggota rapat yang merasa tidak nyaman dengan kejadian itu. Alasannya mereka pun beragam, mulai rasa malas untuk mengikuti rapat, bahkan ketegangan yang dirasakan karena dalam penyampaian rapat semua harus menyiapkan penyampaian materi yang sangat penting pada rapat tersebut.

Oleh karena itu persiapan dan keyakinan menjadi kunci pokok bagaimana mampu melaksanakan sebuah rapat bisnis dengan baik. Lebih lengkap lagi berikut ini beberapa

Cara Dalam Tahapan Melaksanakan Rapat Bisnis yang Efektif dan Efisien


1. Tahap Persiapan


Tahapan yang pertama tentunya tahap persiapan. Tahapan ini sangat lah penting dan menentukan kesiapan Anda melaksanakan rapat. Tahapan pertama yang harus kita siapkan adalah merangkum sebuah kalimat pembukaan yang berisi tujuan dan juga manfaat yang akan didapatkan dari rapat tersebut.

Pernyataan tersebut Sesuai dengan istilah, kesan pertama harus selalu menggoda, hadirkan first impression yang baik kepada pimpinan atau rekan staff yang lain. Dengan memberikan pemaparan yang lugas tentang tujuan dan manfaat rapat, anggota lain akan mampu menangkap arah rapat tersebut nantinya. Selian itu hal tersebut juga dapay memberikan kesan, bahwa Anda adalah orang yang mempunyai pola fikir yang terstruktur.

Kemudian disamping bahan penyampaian materi, yang tidak kalah penting adalah menyusun time management untuk keseluruhan penyampaian materi yang akan dibawakan. Dengan penentuan waktu yang baik atau sesuai timeingnya, maka rapatpun dapat terlaksana dengan efisien tanpa harus membuang waktu terlalu banyak. Tetapkan berapa alokasi waktu untuk pembukaan, pembacaan materi hingga proses kesimpulan bersama.

2. Selama Rapat Bisnis Berlangsung


Memasuki dalam sesi waktu rapat, jangan sampai lupa untuk mengutarakan sebuah rangkaian kalimat tentang tujuan dan manfaat yang sudah Anda susun sebelumnya pada tahap pertama. Hal ini mempunyai beberapa tujuan, yang pertama memastikan kembali kepada seluruh anggota rapat tentang apa yang ingin dicapai pada rapat kali ini. Manfaat yang lain adalah agar anggota lebih siap dengan materi yang akan dibawakan.

Selama rapat bisnis sedang berlangsung, diusahakan supaya pengaturan waktu tetap dijalankan dengan sesuai agenda acaranya. Dari agenda satu ke agenda yang lainnya, anda harus mengusahaan untuk tetap berjalan pada ritme yang telah direncanakan sebelumnya dengan tujuan supaya waktu dalam rapat tidak terbung sia-sia.

Namun permasalahannya adalah pada beberapa poin pembahasan yang sangat penting, sering sekali terjadi argument berbeda dari para anggota rapat, yang tentunya akan menkonsumsi waktu lebih lama dari jadwal yang sudah ditentukan. Disinilah peran ketua rapat harus dijalankan dengan baik. Jika dirasa suatu topik pembahasan memang sangat penting, maka dipersilahkan untuk menambahkan waktu tambahan supaya dapat menyelesaikan topik pembahasan yang penting tersebut. Akan tetapi jika argument yang muncul dirasa hanya sebatas debat kusir, lebih baik segera dipotong untuk mengoptimalkan waktu.

Hal lain yang juga tidak boleh Anda lewatkan adalah memberikan waktu pada setiap anggota yang ingin mengutarakan pendapatan atau idenya. Membatasi ide yang muncul selama proses rapat sama saja menghilangkan potensi munculnya solusi besar untuk perusahaan.

3. Pasca Rapat


Setelah rapat bisnis selesai, masih ada beberapa hal yang harus Anda lakukan. Notulen dari hasil rapat tentunya sangat penting, oleh karena itu hasil rapat tersebut harus disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan.

Dari catatan tersebut nantinya juga bisa ditangkap apa saja yang berjalan dengan baik dan bagian mana saja yang belum bisa berjalan sesuai dengan rencana semula. Ini tentu juga dapat menjadi bahan evaluasi dalam pertemuan rapat selanjutnya.

4. Batasi jumlah anggota


rapat Terlalu banyak juru masak yang berkontribusi dalam sebuah hidangan tentunya menyebabkan cita rasa makanan tersebut mejadi rusak. Demikian pula dengan pertemuan. Terlalu banyak anggota rapat akan mengurangi esensi dan efektifitas dari rapat itu sendiri.

Jeff Bezos, sang CEO Amazon, selalu membatasi jumlah anggota rapat. Bahkan, Ia dikenal dengan orang yang mempunyai peraturan "dua pizza" lantaran jumlah maksimal anggota rapat berpatokan pada porsi yang sesuai dengan makanan tersebut, atau sekitar 8 orang. Begitu pula dengan Larry Page, dia merupakan CEO indukan Google, Alphabet. Ia tidak menghendaki jika jumlah anggota rapat melebihi 10 orang. Baik Jeff Bezos maupun Page sama-samam mempunyai pendapat bahwa, semakin kecil jumlah anggota, maka pertemuan akan semakin fokus terhadap topik pembahasan. Salain itu, waktu yang diperlukan untuk rapat juga akan semakin singkat dan akan menjadi efisien.

5. Buat tujuan yang jelas


Pertemuan atau rapat biasanya dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru atau menyelesaikan sebuah masalah. Oleh sebab itu, pemahaman akan materi rapat sangatlah penting. CEO Facebook yaitu Mark Zukerberg bahkan selalu meminta karyawannya untuk mengirimkan materi rapat terlebih dahulu sebelum pertemuan dilaksanakan, dengan tujuan supaya waktu dalam rapat bisa digunakan untuk pembahasan. Selain itu, sebelum digelar maka tujuan rapat akan ditetapkan sebelumnya sehingga jelas, apa yang menjadi tujuan pokok dari topik pembahasan topik rapat tesebut.


6. Jaga agar rapat tetap simple


Selain membatasi jumlah anggota, CEO Amazon Jeff Bezos juga dikenal tak suka struktur rapat yang terlalu banyak dan penyampaian materi dengan menggunakan PowerPoint. Jeff Bezos ingin agar rapat berjalan mengalir sederhana, tidak terganggu oleh penyampaian penyampaian materi.

Penyampaian materi bisa berguna apabila dilakukan dengan jumlah anggota yang banyak atau untuk mengirim informasi tertentu, misalnya seperti dalam konferensi atau pitching klien. Namun, untuk rapat internal dengan beberapa orang saja, penyampaian materi bisa merepotkan atau mengganggu, apalagi kalau ada kendala teknis. Lagipula, apabila anggota rapat adalah segelintir orang yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan dan menggapai tujuan pertemuan rapat tanpa harus melakukan penyampaian materi.

7. Pastikan perserta tahu agenda rapat


Sebelum melakukan rapat, Jeff Bezos ingin para anggotanya melakukan persiapan pembahasan. Untuk mempermudah hal ini, dia menyiapkan draft memo empat halaman untuk anggota. Dengan begini, orang-orang yang terlibat dalam rapat akan mengetahui agenda dan cakupan pembahasan secara jelas.

Mereka pun akan tahu peranan masing-masing dan mengapa mereka dipanggil untuk ikut dalam rapat, serta terdorong untuk melakukan persiapan materi. Pada akhirnya, anggota rapat akan punya tujuan yang jelas dalam pikiran sehingga rapat bisa lebih mudah menggapai hasil bersama.

8. Libatkan semua anggota


Dalam pertemuan rapat perusahaan, almarhum pendiri Apple Steve Jobs memberikan tugas masing-masing ke para anggota rapat untuk memastikan tujuan akhir bisa dicapai. Memberikan peranan dan tanggung jawab ke tiap hadirin mempunyai dua keuntungan. Pertama, masing-masing orang jadi paham akan posisi mereka dalam pertemuan dan alasan mengapa mereka harus ada di sana. Kedua, dengan mempunyai peranan, para anggota terdorong untuk beropini dan menciptakan pembahasan.

Rapat tak harus di ruangan Di era internet dan teknologi digital, ada banyak fasilitas yang bisa menjadi perantara jarak anggota rapat, seperti video conference. Pertemuan rapat pun tak melulu harus dihadiri secara langsung dalam ruangan kantor yang itu-itu saja.

CEO Virgin Group, Richard Branson, gemar mengadakan pertemuan rapat sambil berdiri (stand-up pertemuan rapat) atau berjalan-jalan di luar ruangan, bukan sekadar duduk di depan meja. Dia suka dengan "rapat jalan-jalan" karena ide dan keputusan seringkali datang dengan cepat dan spontan. Stand-up pertemuan rapat konon bisa meningkatkan konsentrasi para anggota sekaligus mempersingkat waktu rapat. Di kantor pun, perusahaan juga bisa menyediakan area rapat yang berbeda-beda, misalnya berupa ruangan kedap suara atau area komunal yang terbuka, sehingga bisa mengakomodir aneka kebutuhan.


Cukup sekian dari Webillian tentang beberapa tips cara untuk melaksanakan tahapan mengadakan rapat bisnis yang bertujuan untuk dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Semoga bermanfaat semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca sekalian.

Rapat : Pengertian, Fungsi, Jenis, Syarat Rapat yang Baik yang Harus Kamu Mengerti

A. Pengertian Rapat


Rapat Dalam istilah bahasa inggrisnya adalah conference atau meeting adalah peranti/media komunikasi kelompok yang mempunyai sifat tatap muka dan sangat penting, diadakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk dari komunikasi yang diikuti oleh beberapa manusia untuk membicarakan dan mengatasi permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan solusinya dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan pada acara rapat tersebut.

Pengertian, Fungsi, Jenis, Syarat Rapat yang Baik yang Harus Kamu Mengerti


Meskipun acara rapat merupakan aktivitas kegiatan yang sangat penting yang harus dilakukan, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam sebuah rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari peserta rapat itu sendiri, biasanya ”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan peserta rapat untuk dapat mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak penting, membuang-buang waktu. Hal ini timbul dikarenakan pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:

  • Para peserta rapat terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam acara rapat.
  • Rapat hanya dijadikan peranti pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
  • Hasil pada rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja atau gagasan saja, tanpa pernah diusahakan untuk diimplementasikan.



Pengertian Rapat menurut Ahli


Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu dari komunikasi yang efisien antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan cara mengadakan rapat/pertemuan.

Berikut ini ada beberapa pengertian tentang rapat menurut beberapa ahli, yaitu:


  • 1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) 



Rapat adalah suatu peranti komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.


  • 2. Kemudian dari Wursanto (1987:136) 



memberikan beberapa pendapat tentang pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis, yaitu:

  • Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diadakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
  • Rapat adalah peranti untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
  • Rapat juga merupakan media untuk pengambilan keputusan bersama secara musyawarah untuk tercapainya mufakat.
  • Dapat dikatakan rapat yaitu sebagai komunikasi kelompok yang secara resmi
  • Rapat adalah suatu pertemuan dari para peserta yang berada di lingkungan kantor/organisasi/komunitas/golongan yang bertujuan untuk bisa membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama-sama.
  • Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para peserta organisasi/para pegawai untuk berbicara hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

  • 3. Menurut pendapat Agus M. Hardjan


Rapat adalah bertemunya sejumlah manusia di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membicarakan mengenai sesuatu hal secara bersama.


  • 4. Dalam Webster's New World Dictionary,



Rapat diartikan sebagai bertemunya manusia-manusia; suatu sidang yakni kumpulan dari manusia terutama untuk membicarakan atau memutuskan problematika persoalan.


  • 5. Menurut The Liang Gie merumuskan 



Rapat ialah pertemuan antara para peserta di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.


  • 6. Menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara



Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa manusia untuk membicarakan dan mengatasi masalah tertentu.

Definisi Rapat


Rapat adalah bentuk dari salah satu komunikasi dengan tatap muka yang dilakukan oleh perusahaan, organisasi, suatu golongan yang bertujuan untuk membicarakan, memutuskan dan merundingkan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, diharapkan dapat menyelesaikan problematika persoalan yang terjadi.

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua manusia atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga bisa dijadikan untuk media berkomunikasi antar sesama manusia atau pimpinan kantor dengan staff kantor.

Rapat juga bisa didefinisikan sebagai perkumpulan dari sekelompok manusia yang sifatnya resmi dengan melibatkan unsur dua manusia atau lebih dengan mempunyai tujuan yaitu untuk penetapan kebijakan, berkomunikasi, perencanaan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi atau nasehat.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan, bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar peserta organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/mengatasi masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.

B. Fungsi Rapat


Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:

  1. Untuk mengatasi masalah.
  2. Untuk menyampaikan informasi.
  3. Sebagai forum demokrasi.
  4. Sebagai peranti koordinasi yang baik.
  5. Sebagai sarana bernegoisasi.
  6. Sebagai sarana pembentukan peraturan.


Alasan mengadakan rapat


Berikut ini merupakan alasan kenapa di adakannya rapat, Menurut Wursanto rapat dilakukan apabila:

  • Pimpinan membutuhkan gagasan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau dari para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara hanya sepihak saja.
  • Materi rapat yang nantinya akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin mempunyai pendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disampaikan melalui saluran administrasi pada umumnya.
  • Probelamtika yang merupakan subject matter tidak bisa dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus sesegera mungkin untuk dipecahkan.
  • Pemimpin mempunyau tujuan untuk memberikan kesempatan kepada para staffnya atau bawahannya untuk memberikan saran/pendapat/gagasan/ide yang secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang terjadi sehubungan dengan kepentingan bersama.
  • Ada permasalahan yang jelas dan harus sesegera mungkin untuk mendapat penyelesaian melalui diadakannya rapat.
  • Telah diputuskan oleh pemimpin agar diadakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diadakan rapat secara berkala.


C. Jenis-Jenis Rapat


Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat pastinya mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda-beda. Rapat terdiri dari beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau dari segi peninjauannya.

Jenis-jenis rapat bisa diketahui berdasarkan dari segi peninjauannya, yaitu adalah sebagai berikut dibawah ini:

  • 1. Menurut Tujuannya


a. Rapat penjelasan


Rapat penjelasan adalah rapat yang diadakan sebagai tempat untuk dapat memberikan penjelasan kepada peserta rapat. Dalam rapat penjelasan tersebut peserta anggota rapat tidak hanya mendengarkan dari penjelasan pemimpin rapat saja, akan tetapi juga diberikan untuk kesempatan untuk dapat mengajukan berbagai pertanyaan.

b. Rapat pemecahan masalah


Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang diadakan yang bertujuan untuk mengatasi berbagai masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah ini, peran dari semua peserta rapat sangatlah besar untuk bisa memberikan masukan sehingga permasalahan dapat terselesaiakn.

c. Rapat perundingan


Rapat perundingan adalah rapat yang dilaksanakan yang bertujuan untuk dapat merundingkan suatu konflik atau dapat juga untuk mencari jalan tengah supaya tidak merugikan berbagai pihak yang sedang mengalami terjadinya konflik.

  • 2. Menurut Sifatnya


a. Rapat resmi (formal meeting) 


Rapat Resmi adalah rapat yang dilaksanakan yang bertujuan untuk membicarakan permasalahan probelamtika yang sangat penting, dan berlaku peraturan rapat yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting) 


Rapat tidak resmiadalah rapat yang dilaksanakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal seperti rapat resmi. Rapat ini tidak membutuhkan persiapan yang sangatlah matang atau istimewa dan biasanya rapat ini dilaksanakan bertujuan untuk mendiskusikan sesuatu hal yang terjadi secara mendadak.

c. Rapat terbuka 


Rapat terbuka adalah rapat yang dapat diikuti oleh semua peserta yang mana informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia, berbeda dengan rapat tertutup.

d. Rapat tertutup 


Rapat tertutupadalah rapat yang dilaksanakan diikuti oleh peserta rapat tertentu saja dan permasalahan yang dibahas pada rapat tersebut yaitu masalah yang bersifat rahasia.

  • 3. Menurut Jangka Waktunya


a. Rapat mingguan 


Rapat mingguan adalah rapat yang dilaksanakan waktunya yaitu seminggu sekali saja dan biasanya membicarakan permasalahan yang sifatnya rutin atau sudah teragenda/terjadwal.

b. Rapat bulanan 


Rapat bulanan adalah rapat yang dilaksanakan waktunya yaitu sebulan sekali saja dan membicarakan problematika permasalahan yang terjadi selama sebulan sebelumnya, dan mempunyai tujuan untuk mengevaluasi hasil dari rapat bulan lalu.

c. Rapat semesteran 


Rapat semesteran adalah rapat yang dilaksanakan waktunya yaitu setiap enam bulan sekali saja, pada rapat tersebut membicarakan tentang problematika yang terjadi selama enam bulan sebelumnya dan adanya program-program selanjutnya untuk waktu enam bulan kedepannya.

d. Rapat tahunan 


Rapat tahunan adalah rapat yang dilaksanakan waktunya setahun sekali saja. Contohnya pada rapat tahunan ini yaitu rapat dewan komisaris.

  • 4. Menurut Frekuensinya


a. Rapat rutin 


Rapat rutin adalah rapat yang pelaksanaan rapatnya sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin bulanan RT, Pengurus masjid dan lain sebagainya.

b. Rapat incidental 


Rapat incidental adalah rapat yang tidak mempunyai jadwal. Biasanya rapat ini yang membicarakan tentang problematika permasalahan yang sifatnya sangatlah penting dan mendadak yang harus segera terpecahkan atau terselesaikan (urgent).

  • 5. Menurut namanya


a. Rapat kerja


Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan yang bertujuan untuk membahas tentang yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas


Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan tentang permasalahan kedinasan atau suatu pekerjaan (biasanya pada rapat ini dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja


Musyawarah kerja adalah rapat kerja.

D. Syarat-Syarat Rapat Yang Baik


Suatu Rapat yang diadakan akan menghasilkan tujuan yang diharapkan kebaikan, kerukunan, kekompakan, kerjasama yang baik, jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:

  1. Suasana terbuka.
  2. Tidak ada monopoli.
  3. Partisipasi aktif dari peserta rapat.
  4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
  5. Perdebatab berdasarkan argumentasi bukan emosi.
  6. Pertanyaan singkat dan jelas.
  7. Disiplin waktu.


E. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

Berikut ini adalah tipe-tipe pemimpin saat rapat, yaitu sebagai berikut:

  1. Tipe otoriter.
  2. Tipe demokratis.
  3. Tipe laisezz-faire.


F. Tipe-Tipe Peserta Rapat

Berikut ini adalah tipe-tipe peserta saat rapat, yaitu sebagai berikut:

  1. Tipe pemberi informasi.
  2. Tipe pemberi semangat.
  3. Tipe inisiatif.
  4. Tipe pemersatu.
  5. Tipe penyerang.
  6. Tipe perantara.
  7. Tipe pendengar.





Skenario Rapat Kerja Yang Harus Kamu Lakukan

Latar Belakang diadakan Rapat Kerja.


PT HARAPAN JAYA sedang mengalami kegagalan dalam hasil proses produksi. Penyebab kegagalan tersebut dikarenakan ada salah satu karyawan yang tidak pernah berangkat kerja. Pimpinan perusahaan mengambil kebijakan dengan cara mengadakan pertemuan (rapat) untuk membahas dan mengambil tindakan demi tercapainya visi dan misi perusahaan tersebut.

pelaksanaan rapat dan skenario rapat


Perusahaan tersebut dipimpin oleh Rifki Kuntoro Aldi, dengan sekretaris Eko Prabowo dan ada beberapa kepala bagian yang terdapat di dalam perusahaan tersebut, yaitu Kepala bagian kepegawaian dipimpin oleh Dewi Susanti, Kepala bagian Produksi dipimpin oleh Jihan Sri, serta staff produksi Jokowiyono.

Rapat ini bersifat mendesak dan penting.
Penyelenggaraan Rapat, yang diselenggarakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 23 Desember 2019
Acara : Rapat Kerja
Tempat : Ruang Rapat II
Waktu : pukul 09.00 WIB - selesai

Pimpinan Rapat : Rifki Kuntoro Aldi
MC : Eko Prabowo
Anggota :

1. Dewi Susanti
2. Jihan Sri

Contoh Skenario Rapat


Skenario Rapat Kerja PT Harapan Jaya:

Eko Prabowo sebagai MC dalam rapat segera membuka rapat, dengan:

Eko : Selamat Sore Bapak/Ibu Semua Peserta Rapat. Sebelumnya Assalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu.

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Eko : Terima kasih. Sebelum rapat pada sore hari ini dimulai, perbolekan saya untuk memandu untuk membuka rapat dengan bacaan Basmallah bersama-sama.

Semua Peserta Rapat : Bismillahirrahmanirrahiim.

Eko : Terima kasih. Semoga rapat pada sore hari ini berjalan dengan lancar, aman, selamat, dan hasilnya berkah. Selanjutnya rapat akan dipimpin oleh Bapak Rifki Kuntoro Aldi selaku Pimpinan Perusahaan. Saya silakan.

Rifki : Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuhu. Selamat sore dan salam sejahtera.

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Rifki : Terima kasih kepada Sdr. Eko yang telah membuka Rapat pada sore hari ini.
Perkenankanlah saya untuk membahas beberapa hal yang penting mengenai ketidak tercapaiannya usaha dari hasil produksi pada Perusahaan kita.
Sebelumnya saya minta maaf karena mengadakan rapat yang sangat mendadak. Saya berharap, semoga keputusan yang akan diambil nanti mampu menjadikan kita semua termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita-cita perusahaan.

Setelah saya amati, beberapa hari terakhir (belakangan ini) Perusahaan kita sangat tidak mampu menghasilkan produk sesuai dengan target. Ternyata ada beberapa hal yang seharusnya dirubah. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu sekalian?

Dewi : “Dengan mengangkat tangan dan berkata”, Maaf, saya mempunyai pendapat. Bapak pimpinan yang terhormat, sebelumnya saya minta maaf karena ada beberapa hal yang harus saya sampaikan terkait dengan produksi pada Perusahaan ini. Proses produksi pada Perusahaan kita dapat dikatakan sangat baik, namun ada beberapa hal yang sangat menyedihkan dan menjadikan produksi perusahaan kita gagal di luar sana (konsumen). Penyebab kegagalan tersebut disebabkan oleh salah satu staff di perusahaan ini yang dia tidak pernah masuk kerja. Sehingga ketercapaian hasil produksi kurang maksimal. Saya sudah meminta tolong kepada Ibu Jihan untuk membuatkan surat panggilan kepada staff kami, namun sampai sekarang tidak ada tanggapan dari staff kami (Jokowiyono).

Jihan : Bapak Pimpinan yang terhormat, dan Bapak/Ibu sekalian. Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya. Beberapa hari yang lalu, saya sudah membuat surat peringatan kepada Sdr. Jokowiyono, dan sampai akhirnya Ibu meminta kepada saya untuk membuat surat Panggilan. Terakhir minggu lalu, surat panggilan kedua sudah saya kirim kepada Saudara tersebut. Namun sampai sekarang tidak ada respon sama sekali.

Rifki : Baik, terima kasih atas keluhan yang sudah disampaikan. Karena semua sudah dilakukan dengan prosedur, dan tanpa mengambil hak Sdr. Jokowiyono selaku karyawan di Perusahaan ini. Maka saya selaku pimpinan Perusahaan memutuskan kepada Sdr. Jokowiyono untuk di istirahatkan dan tidak diperkenankan untuk bekerja lagi.
Selanjutnya saya mohon kepada Ibu Jihan untuk membuatkan surat Keputusan kepada Saudara tersebut, serta membuat lowongan pekerjaan untuk staff produksi.

Jihan : Baik, Bu. Segera saya kerjakan.

Dewi : Iya Bu, semoga karyawan baru yang mendaftar diPerusahaan kita mempunyai andil yang besar dan mempunyai tekad kerja yang kuat.

Rifki : Amiin. Terima kasih. Sehubungan keputusan dari rapat ini sudah diambil, maka acara rapat sore hari ini saya kembalikan pada Sdr. Eko selaku MC pada rapat ini. Sekian dari saya “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu, Selamat Sore”.

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Eko : Terima kasih saya ucapkan khususnya pada Bapak Rifki selaku pimpinan perusahaan dan kepada Bapak/Ibu sekalian Semua Peserta Rapat yang telah ikut berpartisipasi dalam rapat kerja pada sore hari ini. Berhubung keputusan pada rapat sore hari ini sudah diambil dan rapat sudah berjalan dengan lancar, aman, selaman dan hasilnya berkah, maka saya selaku pembawa acara akan menutup rapat pada sore hari ini. Marilah kita semua membaca bacaan hamdalah “Alhamdulillahirrobbil’alamiin” untuk menutup rapat kita pada sore hari ini, sekian dari saya apabila banyak kekurangan selaku pembawa acara saya mohon maaf. Dan akhir kata “Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarokatuhu, selamat sore”

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Perencanaan Pelaksanaan Rapat


Sebelum rapat dimulai terlebih dahulu harus dibuat perencanaan yang mantap. Pada dasarnya semua kegiatan rapat untuk mencapai tujuan, sehingga perlu direncanakan sebaik mungkin.

Pelaksanaan Rapat Kerja PT Harapan Jaya, yaitu:

Persiapan Penyelenggaraan Rapat


• Undangan rapat


Sebelum rapat dilaksanakan hendaknya disiapkan terlebih dahulu undangan yang harus dibagikan kepada Semua Peserta Rapat jauh sebelum rapat dilaksanakan. Undangan tersebut hendaknya lengkap memuat informasi berikut:

  • Hari dan tanggal rapat.
  • Tempat rapat.
  • Bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
  • Bila perlu mencantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca atau disiapkan terlebih dahulu oleh Semua Peserta Rapat.


• Pengaturan Tata Ruang Rapat


Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya pada keberhasilan rapat. Tata ruang harus disesuaikan dengan jumlah peserta, bentuk dan maksud rapat. Dalam pengaturan ruang rapat yang perlu diperhatikan adalah tempat duduk, lampu penerangan, papan tulis, OHP/LCD, dan sistem suara.

• Alat Tulis


Perlengkapan alat tulis yang digunakan sangat penting di dalam setiap ada rapat, alat tulis yang diperlukan antara lain adalah sebagai berikut:

  • Map, dengan adanya kelengkapan yang berisi kertas yang kosong, jadwal rapat yang sesuai, fotokopi, surat-surat keputusan rapat, dan buku referensi.
  • Pensil atau Bolpoint
  • Laptop atau komputer untuk konsep-konsep yang telah siap.


• Minuman dan Snack


Cara menyajikan minuman dan snack adalah sebagai berikut:

  • Disajikan sebelum Semua Peserta Rapat duduk.
  • Disajikan selama rapat berlangsung
  • Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
  • Disajikan secara kombinasi, dalam permulaan rapat telah tersedia minuman, pada waktu istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada tempat yang telah disediakan.


Urutan Pelaksanaan Rapat


• Pembukaan


Rapat kerja PT Harapan Jaya dibuka oleh Eko Prabowo selaku pembawa acara dalam rapat dan selaku sekretaris dalam Perusahaan.

• Rapat Pleno


Rapat yang dihadiri oleh Pimpinan perusahaan, kepala bagian produksi, kepala bagian kepegawaian serta sekretaris perusahaan. Adapun kegiatannya adalah penyajian hasil karya atau perumusan masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lain.

• Perumusan


Setelah rapat pleno selesai selanjutnya Kepala Bagian Produksi memohon kepada pimpinan perusahaan untuk mencari pengganti Jokowiyono, dengan cara membuat surat keputusan yang akan ditujukan kepada Jokowiyono dan surat lowongan pekerjaan.

• Penyelesaian


Setelah hasil pada rapat tersebut sudah diolah selanjutnya akan diserahkan kepada sekretaris rapat untuk segera diproses. Dalam hal ini sekretaris rapat juga sebagai pelaku pembawa acara.

• Penutup


Setelah dari rapat tersebut sudah mendapatkan keputusan/hasil, maka seketaris membacakan hasil rapat tersebut dan kemudian pembawa acara menutup jalannya rapat kerja tersebut.

Pengertian, Jenis, Tujuan, dan Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat non Bisnis

Pengertian, Jenis, Tujuan, dan Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat non Bisnis


Pengertian Rapat Bisnis


Rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.

Pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor finansial (dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis


Factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraanya bukan berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan social kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal dan tidak formal.


Tujuan Rapat


Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain:


  • Berbagi informasi
  • Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
  • Evaluasi ide/gagasan
  • Pengambilan keputusan
  • Membuat dokumen
  • Memotivasi peserta


Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. Namun, bisa saja sebuah rapat bisnis dimaksudkan untuk menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide, mengevaluasi ide yang ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.


 Jenis – Jenis Rapat


Olivier Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima jenis, antara lain: pengarahan (briefing), rapat konsultasi (advisory meeting), rapat komite (committee meeting), rapat dewan (council meeting), dan negosiasi (negotiation).


Perencanaan Rapat Bisnis


Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, yaitu undangan, waktu dan tempat, berapa lama waktu rapat bisnis, pembawa acara, ketua panitia penyelenggara, jumlah peserta, peserta yang diundang, orang yang membuka dan menutup rapat bisnis, narasumber, alokasi waktu untuk narasumber, waktu istirahat, presensi peserta, akomodasi,sound system, computer portable, LCD Projector dan Flip Charts, dan Fasilitas pendukung lainnya.

Pelaksanaan Rapat Bisnis


Efektivitas sebuah rapat bisa ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta ke aktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu dipersiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan innteraksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.

Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain: boardroom style (gaya persegi empat), U shape style (bentuk huruf U), classroom style (gaya ruang kelas) dan circular style (gaya melingkar).

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-circular style dan cluster style.


Tindak Lanjut Rapat Bisnis


Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual.

Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.