Surat Resmi: Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Contoh Surat Resmi

    Mungkinkah dari kita pasti tentunya jarang sekali mengetahui surat resmi bukan? Karena kita jarang menggunakan surat resmi dalam kehidupan kita, akan tetapi tidak sedikit orang tentunya juga sudah paham tentang surat resmi karena sudah sering membuatnya ataubahkan sudah sering menerima surat resmi baik dengan perorangan maupun dengan organisasi bahkan dengan instansi pemerintahan.

    Akan tetapi perlu kita ingat bahwa akan ada suatu waktu dimana kita akan membutuhkan surat resmi untuk keperluan kepentingan ataupun bahkan hal yang mendesak sekalipun. Misalkan saja kita suatu saat pasti akan menerima surat undangan, yang mana surat undangan ini tergolong surat undangan yang resmi, karena ada ciri-ciri dari surat undangan yang resmi tersebut.

    Surat Resmi: Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Contoh Surat Resmi
    Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Contoh Surat Resmi

    Sebelum lebih jauh kami akan membahas tentang surat resmi, alangkah lebih baiknya jika kita mengenal terlebih dahulu apa itu surat resmi? Apa manfaat dan fungsi dari surat resmi? Lantas bagaimanakah ciri-cirinya kok sampai di sebut surat resmi? Dan masih banyak lagi tentunya yang akan kamu ketahui dari artikel ini yang mana akan membahas pertanyaan-pertanyaan itu semuanya.

    Pengertian Surat Resmi


    Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, institusi, atau organisasi tertentu. Hal-hal yang bersifat resmi tersebut mencakup surat undangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan lain sebagainya, yang biasanya bersifat formal.

    Jenis-Jenis Surat Resmi


    Perlu anda ketahui bahwa terdapat banyak sekali jenis dan macam-macamnya dari surat resmi, antara lain yaitu sebagai berikut ini:

    1. Surat Keputusan


    Surat keputusan adalah termasuk jenis surat yang tergolong resmi yang bertujuan untuk menyampaikan suatu keputusan dari pihak atasan mengenai hal yang ingin diinformasikan. Umumnya penggunaan surat keputusan ini berkenaan dengan struktur pada sebuah instansi/institusi atau lembaga.

    2. Surat Permohonan


    Surat permohonan merupakan termasuk jenis surat yang tergolong resmi yang dipergunakan oleh suatu pihak untuk mengajukan permohonan ke pihak yang lain. Pada surat permohonan ini bisa dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke instansi, atau instansi ke instansi.

    3. Surat Undangan


    Surat undangan adalah jenis surat yang tergolong resmi yang mempunyai tujuan untuk memanggil atau mengundang orang atau pihak terkait pada suatu acara atau aktivitas kegiatan. Jenis surat undangan ini termasuk surat resmi dan bahasa yang digunakan yaitu bahasa formal.

    4. Surat Perintah


    Surat perintah adalah jenis surat resmi yang isinya memberikan tugas atau arahan dari atasan kepada pihak yang terlibat. Umumnya jenis surat perintah ditemukan di instansi, perusahaan, atau institusi tertentu.

    5. Surat Pengantar


    Surat pengantar adalah termasuk jenis surat yang tergolong resmi resmi yang yang bertujuan sebagai pengantar untuk maksud dan tujuan tertentu. Pada penggunaan Jenis surat pengantar ini biasanya dijadikan sebagai syarat untuk mengurusi berkas dan dokumen tertentu.

    6. Surat Edaran


    Surat edaran adalah jenis surat yang tergolong resmi yang isinya berupa pemberitahuan tentang aktivitas atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Dapat dikatakan bahwa surat edaran mempunyai fungsi yaitu untuk memberi informasi, akan tetapi dikeluarkan secara formal oleh suatu institusi resmi.

    7. Surat Kuasa


    Surat kuasa adalah termasuk jenis surat yang tergolong resmi yang bertujuan untuk pemberian kuasa atau hak atau wewenang dari satu pihak ke pihak yang lainnya. Pada jenis surat kuasa ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang ada suatu halangan, sehingga melakukan perwakilan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi hak/kuasa.

    Fungsi Surat Resmi


    Perlu anda ketahui bahwa Surat resmi memiliki fungsi yang berbada dari jenis surat yang lainnya yang mana tidak dapat kita temukan pada surat jenis yang lainnya. Merucut dari pengertian surat resmi di atas kita dapat simpulkan bahwa surat resmi mempunyai beberapa fungsi yaitu diantaranya sebagai berikut ini:


    • Sebagai suatu sarana media untuk memberikan informasi ataupun pemberitahuan tentang suatu keadaan tertentu yang disampiakan oleh pihak pengirim kepada pihak penerima
    • Sebagai bukti tertulis (otentik) yang berupa dokumen yangmana didalam isi surat tersebut dapat dipercaya dan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
    • Sebagai panduan kerja dalam melaksanakan suatu kegiatan yangmana surat resmi tersebut berisi tentang suatu langkah-langkah kerja untuk kategori pekerjaan tertentu (SOP) kerja.
    • Sabagai media untuk mengingat bagi yang penerima surat baik itu secara perorangan, organisasi, ataupun secara lembaga. Oleh karena itu surat resmi perlu untuk didokumentasikan supaya dapat dipergunakan sebagai data di suatu saat nanti.
    • Sebagai bukti historis dan juga sebagai bukti kronologis suatu kejadian yang sangat penting.

    Perlu kamu mengerti, walaupun sekarang ini sudah ada fasilitas teknologi yang canggih untuk mengirim surat yang biasa di sebut dengan surel (surat elektronik) ataupun di sebut email, untuk peran surat resmi dalam bentuk print-print an tetap masih digunakan untuk keperluan tertentu, baik untuk bisnis, undangan, niaga, pemberitahuan, informasi ataupun keperluan lainnya.

    Ciri-Ciri Surat Resmi


    Suatu surat dapat dikatakan itu sebagai surat resmi apabila memenuhi kriteria dan anda bisa mengenali bahwa ini adalah surat resmi, adalah sebagai berikut ini:

    • Surat resmi ditulis dengan bahasa yang baku sesuai dengan kaidah kamus besar bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) yang mana itu semua mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipergunakan untuk menuliskan surat resmi.
    • Penggunaan bahasa pada surat resmi yaitu singkat, padat, efektif dan juga dapat dengan mudah di pahami maksud dan isi dari surat resmi tersebut.
    • Pada penggunaan bahasanya yaitu tidak menggunakan bahasa yang implisit akan tetapi menggunakan bahasa yang eksplisit.
    • Surat resmi juga Dibuat dalam bentuk full block ataujuga bisa dengan bentuk semi block/ intended block
    • Terdapat bagian kop surat yangmana bagian tersebut menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi.
    • Tercantum juga nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
    • Tak kalah penting menyertakan stempel instansi resmi jika ada.
    • Surat resmi strukturnya yang sistematis (teratur) dan di buat sesuai dengan aturan yang berlaku.

    Kesimpulan terhadap Ciri-ciri pada surat resmi antara lain adalah adanya bagian kop surat, mempunyai nomor surat, mempunyai lampiran, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum digunakan, menggunakan bahasa resmi dan baku, dan tak kalah penting menyertakan stempel instansi resmi jika ada, serta menggunakan format penulisan yang baku.

    Struktur Surat Resmi


    Seperti yang sudah kami jelaskan pada pengertian surat resmi di atas, bisa dikatakan itu surat resmi pastinya juga mempunyai bagian-bagian penting yang harus dilengkapi di dalam pembuatan surat resmi. Berikut ini beberapa bagian penulisan dari surat resmi adalah sebagai berikut ini:

    1. Kepala Surat (Kop Surat)


    Terdapat Kop Surat, yang mana itu semua terdiri dari:

    •  Logo instansi/ lembaga
    • Nama instansi/ lembaga
    • Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga


    2. Nomor Surat


    Perlu kamu ketahui bahwa setiap kali suatu instansi, lembaga ataupun organisasi mengirimkan surat resmi, pastinya akan dilengkapi dengan nomor surat, karena dengan adanya nomer dalam surat ini maka akan dengan lebih mudahnya untuk mengetahui beberapa jumlah surat yang sudah dikeluarkan selama satu bulan.

    3. Tanggal Surat


    Dalam pembuatan Surat resmi tak kalah pentingnya pasti selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat, karena dengan adanya tanggal pembuatan ini berguna untuk sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.


    4. Lampiran atau Hal


    Tak jarang kebanyaan dari surat resmi dilengkapi dengan adanya lampiran, yaitu beberapa dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

    5. Alamat Tujuan


    Memberikan alamat tujuan pada surat resmi, biasanya dalam penulisan surat resmi itu ditulis dengan singkat saja, karena alamat lengkap tujuan surat resmi tersebut sudah tertera pada sampul/amplop surat.

    6. Salam Pembuka


    Pada salam pembuka ini juga harus menggunakan bahasa yang baku, dan dengan menggunakan bahasa yang formal dengan baik dan sopan.

    7. Isi Surat


    Pada bagian surat resmi ini, Isi surat adalah suatu bagian utama dari suatu surat resmi. Pada isi surat ini merupakan Informasi yangmana harus dibuat dengan singkat, jelas dan padat dengan menggunakan bahasa yang baku dan supaya penerima surat ini paham dengan isi surat resmi tersebut.

    8. Salam Penutup


    Tak kalah pentingnya selain salam pembuka pada surat resmi, tentunya pasti ada juga salam penutup, yangmana salam penutup ini menunjukan kesopanan dalam melakukan komunikasi melalui surat resmi.

    9. Tanda Tangan Pengirim Surat


    Pada bagian ini tak kalah pentingnya juga di cantumkan nama dan ada tanda tangan dari pengirim surat atau dari penangungjawab yang bersangkutan.

    10. Tembusan


    Pada bagian tembusan ini dubat jika surat resmi tersebut perlu di ketahui oleh pihak yang lainnya.

    Contoh Surat Resmi


    berikut ini merupakan contoh dari surat resmi, yang barang kali bisa anda gunakan untuk menjadikan referensinya

    contoh surat resmi pemberitahuan
    contoh surat resmi pemberitahuan pict by romandecade.org





    1 komentar

    1. MasyaAllah, luar biasa, menurut saya agar lebih bagus menggunakan cara membuat suratnya juga, jadi orang tidak tanggung untuk mengetahuinya juga~

      BalasHapus

    1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
    2. komentar selalu dimoderasi
    3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
    dengan topik yang dibahas
    4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus
    EmoticonEmoticon