Pengertian, Fungsi, Jenis, Syarat Rapat yang Baik yang Harus Kamu Mengerti

A. PENGERTIAN RAPAT


Rapat Dalam istilah bahasa inggrisnya yaitu conference atau meeting merupakan peranti/media komunikasi kelompok yang mempunyai sifat tatap muka dan sangat penting, diadakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk dari komunikasi yang diikuti oleh beberapa manusia untuk membicarakan dan mengatasi permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan solusinya dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan pada acara rapat tersebut.

pengertian fungsi jenis syarat rapat yang baik


Meskipun acara rapat merupakan aktivitas kegiatan yang sangat penting yang harus dilakukan, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam sebuah rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari peserta rapat itu sendiri, biasanya ”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan peserta rapat untuk dapat mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak penting, membuang-buang waktu. Hal ini timbul dikarenakan pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:

- Para peserta rapat terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam acara rapat.
- Rapat hanya dijadikan peranti pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
- Hasil pada rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja atau gagasan saja, tanpa pernah diusahakan untuk diimplementasikan.


Pengertian Rapat menurut Ahli


Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu dari komunikasi yang efisien antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan cara mengadakan rapat/pertemuan.
Berikut ini ada beberapa pengertian tentang rapat menurut beberapa ahli, yaitu:

1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu peranti komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2. Kemudian dari Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendapat tentang pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis, yaitu:

a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diadakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan peranti untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media untuk pengambilan keputusan bersama secara musyawarah untuk tercapainya mufakat.
d. Dapat dikatakan rapat yaitu sebagai komunikasi kelompok yang secara resmi
e. Rapat adalah suatu pertemuan dari para peserta yang berada di lingkungan kantor/organisasi/komunitas/golongan yang bertujuan untuk bisa membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama-sama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para peserta organisasi/para pegawai untuk berbicara hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

3. Menurut pendapat Agus M. Hardjan, ia berpendapat bahwa

“rapat adalah bertemunya sejumlah manusia di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membicarakan mengenai sesuatu hal secara bersama.”
4. Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan sebagai bertemunya manusia-manusia; suatu sidang yakni kumpulan dari manusia terutama untuk membicarakan atau memutuskan problematika persoalan.
5. Menurut The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para peserta di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
6. Menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa manusia untuk membicarakan dan mengatasi masalah tertentu.

Definisi Rapat


Rapat adalah bentuk dari salah satu komunikasi dengan tatap muka yang dilakukan oleh perusahaan, organisasi, suatu golongan yang bertujuan untuk membicarakan, memutuskan dan merundingkan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, diharapkan dapat menyelesaikan problematika persoalan yang terjadi.

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua manusia atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga bisa dijadikan untuk media berkomunikasi antar sesama manusia atau pimpinan kantor dengan staff kantor.

Rapat juga bisa didefinisikan sebagai perkumpulan dari sekelompok manusia yang sifatnya resmi dengan melibatkan unsur dua manusia atau lebih dengan mempunyai tujuan yaitu untuk penetapan kebijakan, berkomunikasi, perencanaan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi atau nasehat.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan, bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar peserta organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/mengatasi masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.

B. Fungsi Rapat


Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk mengatasi masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai peranti koordinasi yang baik
5. Sebagai sarana bernegoisasi
6. Sebagai sarana pembentukan peraturan

Alasan mengadakan rapat


Berikut ini merupakan alasan kenapa di adakannya rapat, yaitu karena:
Menurut Wursanto, rapat dilakukan apabila :

- Pimpinan membutuhkan gagasan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau dari para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara hanya sepihak saja.
- Materi rapat yang nantinya akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin mempunyai pendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disampaikan melalui saluran administrasi pada umumnya.
- probelamtika yang merupakan subject matter tidak bisa dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus sesegera mungkin untuk dipecahkan.
- Pemimpin mempunyau tujuan untuk memberikan kesempatan kepada para staffnya atau bawahannya untuk memberikan saran/pendapat/gagasan/ide yang secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang terjadi sehubungan dengan kepentingan bersama.
- Ada permasalahan yang jelas dan harus sesegera mungkin untuk mendapat penyelesaian melalui diadakannya rapat.
- Telah diputuskan oleh pemimpin agar diadakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diadakan rapat secara berkala.

C. Jenis-Jenis Rapat


Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat pastinya mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda-beda. Rapat terdiri dari beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau dari segi peninjauannya.

Jenis-jenis rapat bisa diketahui berdasarkan dari segi peninjauannya, yaitu adalah sebagai berikut dibawah ini:

1. Menurut Tujuannya


a. Rapat penjelasan


Rapat penjelasan adalah rapat yang diadakan sebagai tempat untuk dapat memberikan penjelasan kepada peserta rapat. Dalam rapat penjelasan tersebut peserta anggota rapat tidak hanya mendengarkan dari penjelasan pemimpin rapat saja, akan tetapi juga diberikan untuk kesempatan untuk dapat mengajukan berbagai pertanyaan.

b. Rapat pemecahan masalah


Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang diadakan yang bertujuan untuk mengatasi berbagai masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah ini, peran dari semua peserta rapat sangatlah besar untuk bisa memberikan masukan sehingga permasalahan dapat terselesaiakn.

c. Rapat perundingan


Rapat perundingan adalah rapat yang dilaksanakan yang bertujuan untuk dapat merundingkan suatu konflik atau dapat juga untuk mencari jalan tengah supaya tidak merugikan berbagai pihak yang sedang mengalami terjadinya konflik.

2. Menurut Sifatnya


a. Rapat resmi (formal meeting) 


Rapat Resmi adalah rapat yang dilaksanakan yang bertujuan untuk membicarakan permasalahan probelamtika yang sangat penting, dan berlaku peraturan rapat yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting) 


Rapat tidak resmiadalah rapat yang dilaksanakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal seperti rapat resmi. Rapat ini tidak membutuhkan persiapan yang sangatlah matang atau istimewa dan biasanya rapat ini dilaksanakan bertujuan untuk mendiskusikan sesuatu hal yang terjadi secara mendadak.

c. Rapat terbuka 


Rapat terbuka adalah rapat yang dapat diikuti oleh semua peserta yang mana informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia, berbeda dengan rapat tertutup.

d. Rapat tertutup 


Rapat tertutupadalah rapat yang dilaksanakan diikuti oleh peserta rapat tertentu saja dan permasalahan yang dibahas pada rapat tersebut yaitu masalah yang bersifat rahasia.

3. Menurut Jangka Waktunya


a. Rapat mingguan 


Rapat mingguan adalah rapat yang dilaksanakan waktunya yaitu seminggu sekali saja dan biasanya membicarakan permasalahan yang sifatnya rutin atau sudah teragenda/terjadwal.

b. Rapat bulanan 


Rapat bulanan adalah rapat yang dilaksanakan waktunya yaitu sebulan sekali saja dan membicarakan problematika permasalahan yang terjadi selama sebulan sebelumnya, dan mempunyai tujuan untuk mengevaluasi hasil dari rapat bulan lalu.

c. Rapat semesteran 


Rapat semesteran adalah rapat yang dilaksanakan waktunya yaitu setiap enam bulan sekali saja, pada rapat tersebut membicarakan tentang problematika yang terjadi selama enam bulan sebelumnya dan adanya program-program selanjutnya untuk waktu enam bulan kedepannya.

d. Rapat tahunan 


Rapat tahunan adalah rapat yang dilaksanakan waktunya setahun sekali saja. Contohnya pada rapat tahunan ini yaitu rapat dewan komisaris.

4. Menurut Frekuensinya


a. Rapat rutin 


Rapat rutin adalah rapat yang pelaksanaan rapatnya sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin bulanan RT, Pengurus masjid dan lain sebagainya.

b. Rapat incidental 


Rapat incidental adalah rapat yang tidak mempunyai jadwal. Biasanya rapat ini yang membicarakan tentang problematika permasalahan yang sifatnya sangatlah penting dan mendadak yang harus segera terpecahkan atau terselesaikan (urgent).

5. Menurut namanya


a. Rapat kerja


Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan yang bertujuan untuk membahas tentang yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas


Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan tentang permasalahan kedinasan atau suatu pekerjaan (biasanya pada rapat ini dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja


Musyawarah kerja adalah rapat kerja.

D. Syarat-Syarat Rapat Yang Baik


Suatu Rapat yang diadakan akan menghasilkan tujuan yang diharapkan kebaikan, kerukunan, kekompakan, kerjasama yang baik, jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatab berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu

E. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat


1. Tipe otoriter
2. Tipe demokratis
3. Tipe laisezz-faire

F. Tipe-Tipe Peserta Rapat


1. Tipe pemberi informasi
2. Tipe pemberi semangat
3. Tipe inisiatif
4. Tipe pemersatu
5. Tipe penyerang
6. Tipe perantara
7. Tipe pendengar




1 komentar

  1. saya sejak kecil sering rapat tapi tidak tahu secara detil fungsi dan syaratnya

    BalasHapus

1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
2. komentar selalu dimoderasi
3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
dengan topik yang dibahas
4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus
EmoticonEmoticon