Cara Melaksanakan Rapat Supaya Efektif dan Efisien yang Harus Di Dilaksanakan

Daftar Isi Konten [Tampil]
Rapat merupakan salah satu agenda kantor yang mempunyai fungsi sangat penting. Selain berfungsi sebagai sarana untuk melakukan koordinasi antara atasan dan staffnya, ternyata masih banyak fungsi lain dari dilaksanakannya rapat bisnis. Selain itu juga, banyak pula dari pekerja yang akhirnya mendapatkan promosi untuk kenaikan jabatan karena mampu menyajikan suasana rapat secara professional.

Cara Melaksanakan Rapat Supaya Efektif dan Efisien yang Harus Di Dilaksanakan

Akan tetapi disadari atau tidak, di saat jadwal rapat sudah datang, banyak dari anggota rapat yang merasa tidak nyaman dengan kejadian itu. Alasannya mereka pun beragam, mulai rasa malas untuk mengikuti rapat, bahkan ketegangan yang dirasakan karena dalam penyampaian rapat semua harus menyiapkan penyampaian materi yang sangat penting pada rapat tersebut.

Oleh karena itu persiapan dan keyakinan menjadi kunci pokok bagaimana mampu melaksanakan sebuah rapat bisnis dengan baik. Lebih lengkap lagi berikut ini beberapa

Cara Dalam Tahapan Melaksanakan Rapat Bisnis yang Efektif dan Efisien


1. Tahap Persiapan


Tahapan yang pertama tentunya tahap persiapan. Tahapan ini sangat lah penting dan menentukan kesiapan Anda melaksanakan rapat. Tahapan pertama yang harus kita siapkan adalah merangkum sebuah kalimat pembukaan yang berisi tujuan dan juga manfaat yang akan didapatkan dari rapat tersebut.

Pernyataan tersebut Sesuai dengan istilah, kesan pertama harus selalu menggoda, hadirkan first impression yang baik kepada pimpinan atau rekan staff yang lain. Dengan memberikan pemaparan yang lugas tentang tujuan dan manfaat rapat, anggota lain akan mampu menangkap arah rapat tersebut nantinya. Selian itu hal tersebut juga dapay memberikan kesan, bahwa Anda adalah orang yang mempunyai pola fikir yang terstruktur.

Kemudian disamping bahan penyampaian materi, yang tidak kalah penting adalah menyusun time management untuk keseluruhan penyampaian materi yang akan dibawakan. Dengan penentuan waktu yang baik atau sesuai timeingnya, maka rapatpun dapat terlaksana dengan efisien tanpa harus membuang waktu terlalu banyak. Tetapkan berapa alokasi waktu untuk pembukaan, pembacaan materi hingga proses kesimpulan bersama.

2. Selama Rapat Bisnis Berlangsung


Memasuki dalam sesi waktu rapat, jangan sampai lupa untuk mengutarakan sebuah rangkaian kalimat tentang tujuan dan manfaat yang sudah Anda susun sebelumnya pada tahap pertama. Hal ini mempunyai beberapa tujuan, yang pertama memastikan kembali kepada seluruh anggota rapat tentang apa yang ingin dicapai pada rapat kali ini. Manfaat yang lain adalah agar anggota lebih siap dengan materi yang akan dibawakan.

Selama rapat bisnis sedang berlangsung, diusahakan supaya pengaturan waktu tetap dijalankan dengan sesuai agenda acaranya. Dari agenda satu ke agenda yang lainnya, anda harus mengusahaan untuk tetap berjalan pada ritme yang telah direncanakan sebelumnya dengan tujuan supaya waktu dalam rapat tidak terbung sia-sia.

Namun permasalahannya adalah pada beberapa poin pembahasan yang sangat penting, sering sekali terjadi argument berbeda dari para anggota rapat, yang tentunya akan menkonsumsi waktu lebih lama dari jadwal yang sudah ditentukan. Disinilah peran ketua rapat harus dijalankan dengan baik. Jika dirasa suatu topik pembahasan memang sangat penting, maka dipersilahkan untuk menambahkan waktu tambahan supaya dapat menyelesaikan topik pembahasan yang penting tersebut. Akan tetapi jika argument yang muncul dirasa hanya sebatas debat kusir, lebih baik segera dipotong untuk mengoptimalkan waktu.

Hal lain yang juga tidak boleh Anda lewatkan adalah memberikan waktu pada setiap anggota yang ingin mengutarakan pendapatan atau idenya. Membatasi ide yang muncul selama proses rapat sama saja menghilangkan potensi munculnya solusi besar untuk perusahaan.

3. Pasca Rapat


Setelah rapat bisnis selesai, masih ada beberapa hal yang harus Anda lakukan. Notulen dari hasil rapat tentunya sangat penting, oleh karena itu hasil rapat tersebut harus disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan.

Dari catatan tersebut nantinya juga bisa ditangkap apa saja yang berjalan dengan baik dan bagian mana saja yang belum bisa berjalan sesuai dengan rencana semula. Ini tentu juga dapat menjadi bahan evaluasi dalam pertemuan rapat selanjutnya.

4. Batasi jumlah anggota


rapat Terlalu banyak juru masak yang berkontribusi dalam sebuah hidangan tentunya menyebabkan cita rasa makanan tersebut mejadi rusak. Demikian pula dengan pertemuan. Terlalu banyak anggota rapat akan mengurangi esensi dan efektifitas dari rapat itu sendiri.

Jeff Bezos, sang CEO Amazon, selalu membatasi jumlah anggota rapat. Bahkan, Ia dikenal dengan orang yang mempunyai peraturan "dua pizza" lantaran jumlah maksimal anggota rapat berpatokan pada porsi yang sesuai dengan makanan tersebut, atau sekitar 8 orang. Begitu pula dengan Larry Page, dia merupakan CEO indukan Google, Alphabet. Ia tidak menghendaki jika jumlah anggota rapat melebihi 10 orang. Baik Jeff Bezos maupun Page sama-samam mempunyai pendapat bahwa, semakin kecil jumlah anggota, maka pertemuan akan semakin fokus terhadap topik pembahasan. Salain itu, waktu yang diperlukan untuk rapat juga akan semakin singkat dan akan menjadi efisien.

5. Buat tujuan yang jelas


Pertemuan atau rapat biasanya dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru atau menyelesaikan sebuah masalah. Oleh sebab itu, pemahaman akan materi rapat sangatlah penting. CEO Facebook yaitu Mark Zukerberg bahkan selalu meminta karyawannya untuk mengirimkan materi rapat terlebih dahulu sebelum pertemuan dilaksanakan, dengan tujuan supaya waktu dalam rapat bisa digunakan untuk pembahasan. Selain itu, sebelum digelar maka tujuan rapat akan ditetapkan sebelumnya sehingga jelas, apa yang menjadi tujuan pokok dari topik pembahasan topik rapat tesebut.


6. Jaga agar rapat tetap simple


Selain membatasi jumlah anggota, CEO Amazon Jeff Bezos juga dikenal tak suka struktur rapat yang terlalu banyak dan penyampaian materi dengan menggunakan PowerPoint. Jeff Bezos ingin agar rapat berjalan mengalir sederhana, tidak terganggu oleh penyampaian penyampaian materi.

Penyampaian materi bisa berguna apabila dilakukan dengan jumlah anggota yang banyak atau untuk mengirim informasi tertentu, misalnya seperti dalam konferensi atau pitching klien. Namun, untuk rapat internal dengan beberapa orang saja, penyampaian materi bisa merepotkan atau mengganggu, apalagi kalau ada kendala teknis. Lagipula, apabila anggota rapat adalah segelintir orang yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan dan menggapai tujuan pertemuan rapat tanpa harus melakukan penyampaian materi.

7. Pastikan perserta tahu agenda rapat


Sebelum melakukan rapat, Jeff Bezos ingin para anggotanya melakukan persiapan pembahasan. Untuk mempermudah hal ini, dia menyiapkan draft memo empat halaman untuk anggota. Dengan begini, orang-orang yang terlibat dalam rapat akan mengetahui agenda dan cakupan pembahasan secara jelas.

Mereka pun akan tahu peranan masing-masing dan mengapa mereka dipanggil untuk ikut dalam rapat, serta terdorong untuk melakukan persiapan materi. Pada akhirnya, anggota rapat akan punya tujuan yang jelas dalam pikiran sehingga rapat bisa lebih mudah menggapai hasil bersama.

8. Libatkan semua anggota


Dalam pertemuan rapat perusahaan, almarhum pendiri Apple Steve Jobs memberikan tugas masing-masing ke para anggota rapat untuk memastikan tujuan akhir bisa dicapai. Memberikan peranan dan tanggung jawab ke tiap hadirin mempunyai dua keuntungan. Pertama, masing-masing orang jadi paham akan posisi mereka dalam pertemuan dan alasan mengapa mereka harus ada di sana. Kedua, dengan mempunyai peranan, para anggota terdorong untuk beropini dan menciptakan pembahasan.

Rapat tak harus di ruangan Di era internet dan teknologi digital, ada banyak fasilitas yang bisa menjadi perantara jarak anggota rapat, seperti video conference. Pertemuan rapat pun tak melulu harus dihadiri secara langsung dalam ruangan kantor yang itu-itu saja.

CEO Virgin Group, Richard Branson, gemar mengadakan pertemuan rapat sambil berdiri (stand-up pertemuan rapat) atau berjalan-jalan di luar ruangan, bukan sekadar duduk di depan meja. Dia suka dengan "rapat jalan-jalan" karena ide dan keputusan seringkali datang dengan cepat dan spontan. Stand-up pertemuan rapat konon bisa meningkatkan konsentrasi para anggota sekaligus mempersingkat waktu rapat. Di kantor pun, perusahaan juga bisa menyediakan area rapat yang berbeda-beda, misalnya berupa ruangan kedap suara atau area komunal yang terbuka, sehingga bisa mengakomodir aneka kebutuhan.


Cukup sekian dari Webillian tentang beberapa tips cara untuk melaksanakan tahapan mengadakan rapat bisnis yang bertujuan untuk dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Semoga bermanfaat semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca sekalian.

2 komentar

  1. Saya mau tanya, apakah moderator itu sangat berpengaruh menjadikan rapat menjadi efektid, kondusif dan efisien? Terimakasih

    BalasHapus
  2. Lengkap banget penjelasannya. Akhirnya bisa tau poin-poin penting pas rapat. Nyesel banget rapat-rapat yg lewat, mesti berantakan. Makasih banyak mas artikelnya.

    BalasHapus

1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
2. komentar selalu dimoderasi
3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
dengan topik yang dibahas
4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus
EmoticonEmoticon