Skenario Rapat Kerja Yang Harus Kamu Lakukan

Latar Belakang diadakan Rapat Kerja.


PT HARAPAN JAYA sedang mengalami kegagalan dalam hasil proses produksi. Penyebab kegagalan tersebut dikarenakan ada salah satu karyawan yang tidak pernah berangkat kerja. Pimpinan perusahaan mengambil kebijakan dengan cara mengadakan pertemuan (rapat) untuk membahas dan mengambil tindakan demi tercapainya visi dan misi perusahaan tersebut.

pelaksanaan rapat dan skenario rapat


Perusahaan tersebut dipimpin oleh Rifki Kuntoro Aldi, dengan sekretaris Eko Prabowo dan ada beberapa kepala bagian yang terdapat di dalam perusahaan tersebut, yaitu Kepala bagian kepegawaian dipimpin oleh Dewi Susanti, Kepala bagian Produksi dipimpin oleh Jihan Sri, serta staff produksi Jokowiyono.

Rapat ini bersifat mendesak dan penting.
Penyelenggaraan Rapat, yang diselenggarakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 23 Desember 2019
Acara : Rapat Kerja
Tempat : Ruang Rapat II
Waktu : pukul 09.00 WIB - selesai

Pimpinan Rapat : Rifki Kuntoro Aldi
MC : Eko Prabowo
Anggota :

1. Dewi Susanti
2. Jihan Sri

Contoh Skenario Rapat


Skenario Rapat Kerja PT Harapan Jaya:

Eko Prabowo sebagai MC dalam rapat segera membuka rapat, dengan:

Eko : Selamat Sore Bapak/Ibu Semua Peserta Rapat. Sebelumnya Assalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu.

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Eko : Terima kasih. Sebelum rapat pada sore hari ini dimulai, perbolekan saya untuk memandu untuk membuka rapat dengan bacaan Basmallah bersama-sama.

Semua Peserta Rapat : Bismillahirrahmanirrahiim.

Eko : Terima kasih. Semoga rapat pada sore hari ini berjalan dengan lancar, aman, selamat, dan hasilnya berkah. Selanjutnya rapat akan dipimpin oleh Bapak Rifki Kuntoro Aldi selaku Pimpinan Perusahaan. Saya silakan.

Rifki : Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuhu. Selamat sore dan salam sejahtera.

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Rifki : Terima kasih kepada Sdr. Eko yang telah membuka Rapat pada sore hari ini.
Perkenankanlah saya untuk membahas beberapa hal yang penting mengenai ketidak tercapaiannya usaha dari hasil produksi pada Perusahaan kita.
Sebelumnya saya minta maaf karena mengadakan rapat yang sangat mendadak. Saya berharap, semoga keputusan yang akan diambil nanti mampu menjadikan kita semua termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita-cita perusahaan.

Setelah saya amati, beberapa hari terakhir (belakangan ini) Perusahaan kita sangat tidak mampu menghasilkan produk sesuai dengan target. Ternyata ada beberapa hal yang seharusnya dirubah. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu sekalian?

Dewi : “Dengan mengangkat tangan dan berkata”, Maaf, saya mempunyai pendapat. Bapak pimpinan yang terhormat, sebelumnya saya minta maaf karena ada beberapa hal yang harus saya sampaikan terkait dengan produksi pada Perusahaan ini. Proses produksi pada Perusahaan kita dapat dikatakan sangat baik, namun ada beberapa hal yang sangat menyedihkan dan menjadikan produksi perusahaan kita gagal di luar sana (konsumen). Penyebab kegagalan tersebut disebabkan oleh salah satu staff di perusahaan ini yang dia tidak pernah masuk kerja. Sehingga ketercapaian hasil produksi kurang maksimal. Saya sudah meminta tolong kepada Ibu Jihan untuk membuatkan surat panggilan kepada staff kami, namun sampai sekarang tidak ada tanggapan dari staff kami (Jokowiyono).

Jihan : Bapak Pimpinan yang terhormat, dan Bapak/Ibu sekalian. Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya. Beberapa hari yang lalu, saya sudah membuat surat peringatan kepada Sdr. Jokowiyono, dan sampai akhirnya Ibu meminta kepada saya untuk membuat surat Panggilan. Terakhir minggu lalu, surat panggilan kedua sudah saya kirim kepada Saudara tersebut. Namun sampai sekarang tidak ada respon sama sekali.

Rifki : Baik, terima kasih atas keluhan yang sudah disampaikan. Karena semua sudah dilakukan dengan prosedur, dan tanpa mengambil hak Sdr. Jokowiyono selaku karyawan di Perusahaan ini. Maka saya selaku pimpinan Perusahaan memutuskan kepada Sdr. Jokowiyono untuk di istirahatkan dan tidak diperkenankan untuk bekerja lagi.
Selanjutnya saya mohon kepada Ibu Jihan untuk membuatkan surat Keputusan kepada Saudara tersebut, serta membuat lowongan pekerjaan untuk staff produksi.

Jihan : Baik, Bu. Segera saya kerjakan.

Dewi : Iya Bu, semoga karyawan baru yang mendaftar diPerusahaan kita mempunyai andil yang besar dan mempunyai tekad kerja yang kuat.

Rifki : Amiin. Terima kasih. Sehubungan keputusan dari rapat ini sudah diambil, maka acara rapat sore hari ini saya kembalikan pada Sdr. Eko selaku MC pada rapat ini. Sekian dari saya “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu, Selamat Sore”.

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Eko : Terima kasih saya ucapkan khususnya pada Bapak Rifki selaku pimpinan perusahaan dan kepada Bapak/Ibu sekalian Semua Peserta Rapat yang telah ikut berpartisipasi dalam rapat kerja pada sore hari ini. Berhubung keputusan pada rapat sore hari ini sudah diambil dan rapat sudah berjalan dengan lancar, aman, selaman dan hasilnya berkah, maka saya selaku pembawa acara akan menutup rapat pada sore hari ini. Marilah kita semua membaca bacaan hamdalah “Alhamdulillahirrobbil’alamiin” untuk menutup rapat kita pada sore hari ini, sekian dari saya apabila banyak kekurangan selaku pembawa acara saya mohon maaf. Dan akhir kata “Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarokatuhu, selamat sore”

Semua Peserta Rapat : “Menjawab salam”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)

Perencanaan Pelaksanaan Rapat


Sebelum rapat dimulai terlebih dahulu harus dibuat perencanaan yang mantap. Pada dasarnya semua kegiatan rapat untuk mencapai tujuan, sehingga perlu direncanakan sebaik mungkin.

Pelaksanaan Rapat Kerja PT Harapan Jaya, yaitu:

Persiapan Penyelenggaraan Rapat


• Undangan rapat


Sebelum rapat dilaksanakan hendaknya disiapkan terlebih dahulu undangan yang harus dibagikan kepada Semua Peserta Rapat jauh sebelum rapat dilaksanakan. Undangan tersebut hendaknya lengkap memuat informasi berikut:
a. Hari dan tanggal rapat
b. Tempat rapat
c. Bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
d. Bila perlu mencantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca atau disiapkan terlebih dahulu oleh Semua Peserta Rapat.

• Pengaturan Tata Ruang Rapat


Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya pada keberhasilan rapat. Tata ruang harus disesuaikan dengan jumlah peserta, bentuk dan maksud rapat. Dalam pengaturan ruang rapat yang perlu diperhatikan adalah tempat duduk, lampu penerangan, papan tulis, OHP/LCD, dan sistem suara.


• Alat Tulis


Perlengkapan alat tulis yang digunakan sangat penting di dalam setiap ada rapat, alat tulis yang diperlukan antara lain adalah sebagai berikut:
a. Map. Dengan adanya kelengkapan yang berisi kertas yang kosong, jadwal rapat yang sesuai, fotokopi, surat-surat keputusan rapat, dan buku referensi.
b. Pensil atau Bolpoint
c. Laptop atau komputer untuk konsep-konsep yang telah siap.

• Minuman dan Snack


Cara menyajikan minuman dan snack adalah sebagai berikut:
a. Disajikan sebelum Semua Peserta Rapat duduk.
b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi, dalam permulaan rapat telah tersedia minuman, pada waktu istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada tempat yang telah disediakan.

Urutan Pelaksanaan Rapat


• Pembukaan


Rapat kerja PT Harapan Jaya dibuka oleh Eko Prabowo selaku pembawa acara dalam rapat dan selaku sekretaris dalam Perusahaan.

• Rapat Pleno


Rapat yang dihadiri oleh Pimpinan perusahaan, kepala bagian produksi, kepala bagian kepegawaian serta sekretaris perusahaan. Adapun kegiatannya adalah penyajian hasil karya atau perumusan masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lain.

• Perumusan


Setelah rapat pleno selesai selanjutnya Kepala Bagian Produksi memohon kepada pimpinan perusahaan untuk mencari pengganti Jokowiyono, dengan cara membuat surat keputusan yang akan ditujukan kepada Jokowiyono dan surat lowongan pekerjaan.

• Penyelesaian


Setelah hasil pada rapat tersebut sudah diolah selanjutnya akan diserahkan kepada sekretaris rapat untuk segera diproses. Dalam hal ini sekretaris rapat juga sebagai pelaku pembawa acara.

• Penutup


Setelah dari rapat tersebut sudah mendapatkan keputusan/hasil, maka seketaris membacakan hasil rapat tersebut dan kemudian pembawa acara menutup jalannya rapat kerja tersebut.

0 Comments

Posting Komentar

1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
2. komentar selalu dimoderasi
3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
dengan topik yang dibahas
4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus