SOP (Standar Operasional Prosedur) : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip dari SOP

Daftar Isi Konten [Tampil]

Pengertian SOP


SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah suatu aktivitas yang mengandung prosedur kerja yang harus dikerjakan secara metodeatis dan kronologis untuk mengatasi berbagai macam suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan supaya mencapai hasil kerja yang paling efisien.

Penggunaan kata SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam hal bisnis terutama bisnis yang bergerak dalam sektor industri mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah SOP. Standar Operasional Prosedur juga merupakan dasar atau referensi dalam bekerja sinkron dengan fungsi dan alat penilaian kemampuan karyawan serta sinkron dengan tata kerja, prosedur kerja dan metode kerja yang berlaku di perusahaan.

Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Manfaat, Prinsip dari SOP
SOP (Standar Operasional Prosedur)

Tujuan utama dari SOP ini adalah supaya metode pelaksaanaan pekerjaan dilakukan dengan rapih, tertib, dan metodeatis dari awal hingga akhir. Dengan adanya sistem SOP (Standar Operasional Prosedur) maka diharapkan untuk kualitas pekerjaan akan menjadi lebih baik.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu kegiatan dimana kegiatan ini sangat berkaitan dengan prosedur yang harus dikerjakan secara sistematis dan kronologis untuk mengatasi suatu pekerjaan dan mempunyai tujuan untuk mencapai hasil kerja yang paling efisien dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP (Standar Operasional Prosedur) umumnya tersusun dari fungsi dibuat atau direvisi, kapan, cara penulisan dari prosedur, dan juga tidak kalah pentingnya harus dikompliti dengan bagan dari flowchart di bagian akhir penulisan SOPnya (Laksmi, 2008:52).

“Setiap dari perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya dari perusahaannya, pasti akan membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan kewajiban dan fungsi dari setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah metode yang disusun untuk dapat merapihkan, memudahkan dan menertibkan pekerjaan. Metode ini mengandung urutan metode melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir (metode urut sistematis dan logis)”

Pengertian SOP Menurut Sumber Buku:


Berikut ini merupakan beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku:

  • Menurut pendapat dari Moekijat (2008)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan suatu tindakan-tindakan implementasi-implementasi dari suatu pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dikerjakan, berhubungan dengan apa yang dikerjakan, bagaimana harus mengimplementasikannya, bilamana mengimplementasikannya, di mana mengimplementasikannya, dan siapa yang mengimplementasikannya.

  • Sailendra (2015:11)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dasar yang digunakan untuk meyakinkan suatu kegiatan operasional organisasi ataupun dari perusahaan supaya berjalan dengan lancar.

  • Insani (2010:1)

SOP atau standar operasional prosedur adalah surat yang mengandung serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai metode penyelenggaraan administrasi perkantoran yang mengandung cara melakukan pekerjaan, waktu implementasi, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam aktivitas.

  • Menurut pendapat dari Tjipto Atmoko (2011)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu pedoman atau dasar untuk melakukan kewajiban pekerjaan yang sinkron denga fungsi dan alat penilaian kemampuan instansi pemerintah berdasarkan parameter- parameter teknis, administratif dan prosedural sinkron tata kerja, prosedur kerja dan metode kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Pentingnya SOP


Mengapa SOP penting? Keberadaan dari pembuatan SOP dalam suatu perusahaan sangat berperan penting terutama dalam berbagai macam operasional perusanaan. SOP bisa dijadikan dasar untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan.

Walapun bisnis yang sedang dijalankan sedang mengalami dalam keadaan berkembang, akan tetapi dengan mempertahankan konsistensi untuk mematuhi aturan dari SOP dapat menunjang perusahaan supaya lebih berjalan pada ketepatan dengan target dan tujuan utama dari perusahaan tersebut.

Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak dapat bekerja secara efisien dan efektif serta tidak memahami bagaimana ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga keberadaan SOP sangat penting sebagai dasar dan referensi perusahaan demi mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin melalui prosedur yang efisien.

Tujuan dan Fungsi SOP


Tujuan pembentukan dari SOP adalah untuk pengertian penjelasan tentang perincian atau standar yang ditetapkan tentang aktivitas pekerjaan yang akan dikerjakan berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang mempunyai kriteria yang baik dan benar adalah SOP yang dapat menjadikan arus kerja yang lebih baik lagi, menjadi panduan dasar untuk karyawan baru, memudahkan pengawasan, penghematan biaya, serta dapat menjadikan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam suatu perusahaan.

Tujuan SOP (Standar Operasional Prosedur)


SOP Pastinya mempunyai tujuan, berikut ini merupakan tujuan dari SOP antara lain yaitu:


  1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kemampuan atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melakukan sesuatu kewajiban atau pekerjaan tertentu.
  2. Sebagai referensi dalam implementasi aktivitas tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
  3. Untuk mencegah kegagalan atau kekeliruan (dengan demikian mencegah dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam metode implementasi aktivitas.
  4. Merupakan parameter untuk menilai mutu service.
  5. Supaya lebih menjamin penggunaan dari tenaga dan sumber daya dengan secara efektif dan efisien.
  6. Untuk menjelaskan alur kewajiban, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
  7. Sebagai surat yang akan menjelaskan dan menilai implementasi metode kerja bila terjadi suatu kekeliruan atau dugaan mal praktek dan kekeliruan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
  8. Sebagai surat yang digunakan untuk pelatihan.
  9. Sebagai surat sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.


Fungsi SOP


SOP di buat pastinya mempunyai fungsi, berikut ini fungsi dari SOP antara lain yaitu:

  1. Memperlancar kewajiban petugas/karyawan atau tim/unit kerja.
  2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
  3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
  4. Mengarahkan petugas/karyawan untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
  5. Sebagai dasar dalam melakukan pekerjaan rutin.


Manfaat SOP


SOP atau yang sering biasa disebut sebagai prosedur langkah yang tetap adalah penentuan tertulis mengenai kapan yang harus dilakukan, apa, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk mencegah terjadinya berbagai macam problematika dalam metode implementasi aktivitas oleh karyawan yang akan mengganggu kemampuan organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP mempunyai berbagai manfaat untuk organisasi antara lain manfaatnya yaitu:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam mengatasi pekerjaan khusus, mengurangi kekeliruan dan kelalaian.
  2. SOP menunjang staf untuk menjadi lebih mandiri dan tidak lagi tergantung pada intervensi dari manajemen, sehingga itu semua akan mengurangi keterlibatan dari pimpinan dalam implementasi metode sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mensurattasikan tanggung jawab khusus dalam melakukan kewajiban.
  4. Menciptakan ukuran standar kemampuan yang akan memberikan karyawan. cara konkret untuk memperbaiki kemampuan serta menunjang mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat menunjang karyawan baru untuk cepat melakukan kewajibannya.
  6. Menunjukkan kemampuan bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan dasar bagi setiap karyawan di unit service dalam melakukan pemberian service sehari-hari.
  8. Mencegah tumpang tindih implementasi kewajiban pemberian service.
  9. Menunjang penelusuran terhadap kekeliruan-kekeliruan prosedural dalam memberikan service. Menjamin metode service tetap berjalan dalam berbagai situasi.


Prinsip-prinsip SOP


Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 diterangkan bahwa penyusunan dari SOP haruslah memenuhi prinsip-prinsip pembentukan SOP, yaitu antara lain:

  • Kemudahan dan kejelasan,
  • Efisiensi dan efektivitas,
  • Keselarasan,
  • Keterukuran,
  • Dimanis,
  • Berorientasi pada pengguna,
  • Kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

  • Konsisten


SOP haruslah dikerjakan secara konsisten (tidak berubah) oleh siapapun, dari waktu ke waktu, dan dalam kondisi bagaimanapun oleh seluruh jajaran yang terlibat dalam SOP.

  • Komitmen


SOP harus dikerjakan dengan mempunyai komitmen penuh dari seluruh jajaran yang terlibat dalam SOP tersebut, dari yang level yang paling rendah dan yang tertinggi.

  • Perbaikan berkelanjutan


Implementasi SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk mencapai prosedur yang benar-benar efisien dan efisien.

  • Mengikat


SOP harus mengikat pelaksana dalam melakukan kewajibannya sinkron dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

  • Seluruh unsur terkait memiliki peran penting


Seluruh karyawan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada seorang pegawai tertentu tidak melakukan perannya dalam SOP dengan baik, maka akan mengganggu dari keseluruhan metode SOP, yang akhirnya akan berdampak pada metode penyelenggaraan dari SOP tersebut.

  • Terdokumentasi dengan baik


Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus disurattasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.


Jadi demikian itulah pembahasan tentang pengertian dari SOP, manfaat dan juga prinsip dasarnya dalam bisnis, prinsip dari SOP, tujuan dan jenis dari SOP. Perlu dimengerti bersama bahwa SOP harus selalu dievaluasi minimal enam bulan sekali untuk mengetahui dari tingkat efisiensi dari SOP tersebut.


Daftar Pustaka

Insani, Istyadi. 2010. Pengembangan Kapasitas Sumber Daya Manusia Daerah Daam Rangka Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Pengelolaan Keuangan Daerah.

Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Jogjakarta. Laksana.

Laksmi, Fuad dan Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Pernaka.
Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Cetakan Pertama. Trans Idea Publishing, Yogyakarta.

Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Atmoko, Tjipto. 2012. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kemampuan Instansi Pemerintah. Skripsi Unpad. Jakarta.

2 komentar

  1. Setauku SOP itu untuk menghindari kerusakan suatu barang saat pembongkaran atau pemasangan dan sesuai prosedur perusahaan. Tapi berkat nih artikel saya jadi lebih tau dalam tentang pengertian SOP, Tujuan SOP, Fungsi SOP yang sebenarnya dan manfaat SOP. Jadi lebih tau nih tentang SOP, thanks buat admin yang sudah menulis artikel SOP ini.

    BalasHapus
  2. kalau saya ketahui tentang sop itu Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS. gitu min bagaimana menurutmu?

    BalasHapus

1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
2. komentar selalu dimoderasi
3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
dengan topik yang dibahas
4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus
EmoticonEmoticon