Surat Niaga: Pengertian, Macam-macam, Jenis, Fungsi dan Tujuan dari Surat Niaga

    Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang pengertian, fungsi, tujuan, jenis, ciri-ciri, contoh, cara penulisan dari surat niaga. Apakah yang dimaksud dengan surat niaga? Menurut berbagai para ahli, Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dicetak/ dikeluarkan untuk seseorang atau suatu badan usaha/ perusahaan dengan mempunyai keperluan niaga atau bisnis.

    Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, Ciri-Ciri, Contoh Surat Niaga Yang Harus Dimengerti

    Pengertian Surat Niaga


    Surat niaga adalah jenis surat resmi yang mempunyai isi yang berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang ataupun jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dicetak/dikeluarkan untuk seseorang atau suatu badan usaha dengan tujuan untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

    Surat niaga mempunyai dua sifat, yaitu sifat intern dan ekstern, tergantung situasi dalam penggunaannya. Dalam hal intern, surat niaga dipergunakan sebagai hubungan antar berbagai pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam situasi kondisi ekstern, surat niaga dipergunakan sebagai berhubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik secara perorangan maupun badan usaha.

    Fungsi dan Tujuan Surat Niaga


    Merucut dari pengertian surat niaga di atas, berikut ini merupakan beberapa fungsi dan tujuan dari surat niaga, antara lain adalah:

    • Surat niaga adalah bentuk nyata atau bukti sah dari adanya perjanjian.
    • Surat niaga merupakan sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan di perusahaan dan dapat dipergunakan setiap kali akan diperlukan.
    • Surat niaga bisa sebagai wakil penulis dalam sebuah pertemuan dengan lawan bicaranya/ rekan bisnisnya.
    • Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
    • Surat niaga dapat menjadi alat untuk promosi

    Jenis-Jenis Surat Niaga


    Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa tahapan dalam melakukan perdagangan tersebut kemudian membuat adanya beberapa jenis surat niaga.

    Terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga sesuai dengan tentang dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :

    1. Surat Penawaran


    Surat penawaran adalah termasuk dari jenis surat niaga yang mempunyai tujuan untuk menawarkan produknya kepada pelanggan, baik barang atau jasa. Dengan demikian perusahaan membuat surat ini dengan harapan konsumen akan membeli produk atau mau menggunakan jasanya.

    2. Surat Perkenalan


    Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat perkenalan untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan, fitur, harga, dan promo lainnya.

    3. Surat Orderan


    Surat adalah termasuk dari jenis surat niaga yang dibuat oleh calon konsumen kepada perusahaan yang akan dibeli oleh konsumen, surat orderan ini mempunyai tujuan yaitu untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan kata lain, pelanggan ingin membeli barang atau jasa tertentu lewat surat orderan ini.

    4. Surat Permintaan Penawaran


    Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon konsumen kepada perusahaan dengan mempunyai maksud untuk meminta menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. Konsumen meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan yang terkait pada produk yang dijual.

    5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang


    Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang untuk memberitahukan pengiriman barang pada konsumen. Jenis surat ini dibuat setelah pedagang dan konsumen telah sepakat mengenai transaksi tertentu.

    6. Surat Penolakan Orderan


    Surat penolakan orderan merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang ketika pedagang menolak permintaan orderan dari konsumen perihal produk tertentu. Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya saat persediaan barang habis atau konsumen menawar dengan harga rendah.

    7. Surat Konfirmasi Orderan


    Surat konfirmasi orderan merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang sebagai balasan dari surat orderan. Dalam surat ini pedagang memastikan jumlah barang yang akan dibeli pelanggan beserta harga, cara pelunasan, detail pengiriman, dan hal-hal lainnya.

    8. Surat Jawaban Pengaduan


    Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat pedagang sebagai balasan dari surat pengaduan dari konsumen. Dalam surat ini, pedagang umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.

    9. Surat Pengiriman Pembayaran


    Surat pengiriman Pembayaran adalah termasuk dalam kategori jenis surat niaga yang dibuat oleh konsumen yangmana setelah konsumen sudah menerima barang yang dipesan dari pedagang. Pada penggunaan surat pengiriman pembayaran ini disertai nominal harga, cara untuk pelunasan, dan bukti transaksi pembayaran yang sudah disepakati antara konsumen dan penjual sebelumnya.

    10. Surat Penagihan


    Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi transaksi dengan cara pelunasan hutang. Jenis surat ini dibuat pedagang kepada konsumen saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.

    11. Surat Jawaban Penangguhan Pelunasan


    Surat jawaban penangguhan pelunasan merupakan jenis surat niaga yang dibuat pedagang sebagai jawaban dari surat penangguhan pelunasan yang dibuat konsumen. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pelunasan produk yang baru.

    12. Surat Pengaduan


    Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang dibuat konsumen jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Konsumen merasa tidak terima karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan orderan.

    13.Surat Penangguhan Pelunasan


    Surat penangguhan pelunasan merupakan jenis surat niaga yang dibuat konsumen atas surat tagihan yang dikirim pedagang. Jenis surat ini dibuat saat konsumen belum bisa melakukan pelunasan karena satu dan lain alasan.

    Macam-Macam Surat Niaga

    Berikut ini merupakan macam-macam dari surat niaga pada umumnya, yaitu:

    1. Surat Penawaran Barang atau Jasa
    2. Surat Permintaan Barang atau Jasa
    3. Surat Pesanan Barang atau Jasa
    4. Surat Penerimaan Pembayaran
    5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
    6. Surat Pernyataan Keberatan
    7. Surat Aduan
    8. Surat Edaran
    9. Surat Tagihan
    10. Surat Telegram dan Penegasannya

    Ada beberapa hal penting yang harus wajib diperhatikan ketika akan membuat sebuah surat niaga, diantaranya yaitu:

    • Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
    • Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang akan dipesan. Disarankan untuk membuat daftar pesanan dengan rapih dan benar supaya lebih mudah untuk memeriksanya.
    • Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
    • Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
    • Di dalam pembuatan surat niaga juga perlu untuk menyebutkan bagaimana cara membungkus yang diinginkan.

    Ciri-Ciri Surat Niaga


    Sesuai dari pengertian surat niaga diatas, surat niaga dipergunakan dengan mempunyai tujuan bisnis, dan kita bisa dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

    • Surat niaga pastinya sering berkaitan dengan hal bisnis, perdagangan atau jual-beli.
    • Surat niaga dicetak/dikeluarkan secara resmi dengan mengguankan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik sesuai kaidah yang berlaku.
    • Surat niaga memakai kata-kata yang baik dan persuasif untuk mendapatkan perhatian.
    • Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
    • Surat niaga lebih condong untuk menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat, tenaga, biaya, dan waktu.

    Contoh Surat Niaga


    Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan barang oleh pembeli.




    MaxOffice
    Peralatan dan Mesin Kantor
    Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
    Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
    ______________________________________________
    Nomor: 456/SRTPM/IV/2019
    Kepada Yth.
    Direktur PT GoodPrograming
    Bp. Rifki Kuntoro Aldi S.Kom., M.Kom
    Jl. Melon Raya No. 145
    Hal: Surat Pemesanan Barang
    Dengan hormat,
    Sehubungan dengan stok barang kami yang berada di gudang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT JavaNetBean ingin memesan barang-barang berikut ini:
    1. Buku Ekspedisi 218 Pcs
    2. Buku Folio 323 Pcs
    9. Spidol (merah) 312 Pcs
    Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas bisa kami terima selambat-lambatnya 10 hari setelah surat pesanan ini diterima.
    Proses pembayaran akan kami transfer melalui Bank BCA cabang Kartasura melalui rekening 5213.321.321 atas nama PT JavaNetBean.
    Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.
    Surakarta, 23 Desember 2019
    Hormat Saya,

    Webillian Adi Kusuma
    Marketing Manager


    Demikian artikel dari kami yang sudah kami rangkum dari beberapa sumber yaitu tentang pengertian, macam-macam, jenis, fungsi dan tujuan dari di buatnya surat niaga. Terimkasih sudah membaca artikel dari kami. Apabila ada kesalahan kami minta maaf, dan silahkan di komentari yah.






    3 komentar

    1. Pengertian dan contoh surat niaga sangat jelas, tapi aku mau tanya, apakah perseorangan bisa membuat surat niaga?

      BalasHapus
    2. mantap infonya min, cocok banget ini bagi yg kuliah jurusan administrasi

      BalasHapus
    3. kalau yang saya ketahui dari surat niaga itu digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

      BalasHapus

    1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
    2. komentar selalu dimoderasi
    3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
    dengan topik yang dibahas
    4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus
    EmoticonEmoticon