Penulisan Direct Request Yang Harus Anda Ketahui

Daftar Isi Konten [Tampil]
Penulisan Direct Request



LATAR BELAKANG

Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Begitulah sama halnya dengan kondisi manusia sebagai tokoh utama dalam kehidupan dunia ini. Manusia merupakan sebagai tokoh utama dalam komunikasi terbesar di dunia ini.

Berbicara manusia dan kehidupan sosial yang di dalamnya terjadi prosedur komunikasi, maka seiring peralihan alam, komunikasi pun akan berubah. Perubahan yang terjadi sesuai dengan perkembangan zaman ini atau lebih dikenal dengan istilah kokontenporeran.

Peralihan-peralihan akan menuntut kita untuk mempelajari lebih intens mengenai peralihan itu sendiri. Hal tersebut dikerjakan supaya kita lebih dengan mudahnya memahami mengenai kehidupan ini yang berbagai macam warna-warni di dalamnya. Sama halnya dengan peralihan yang terjadi dalam komunikasi.

Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai fenomena yang terjadi prosedur peralihan komunikasi dari dulu hingga saat ini. Tujuannya adalah agar terwujudnya komunikasi efektif. Oleh karena itu, penulisan direct request sangatlah penting perannanya untuk dibahas dalam makalah yang sudah kami susun yang bertujuan supaya terciptanya komunikasi, yang mengabikatkan akan terciptanya hubungan yang saling mengerti, akbra antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin digapai bersama-sama akan terwujud.

RUMUSAN MASALAH


  1. Apakah pengertian dari direct request?
  2. Bagaimana menginstansi direct request?
  3. Bagaimana membuat surat permintaan informasi?
  4. Bagaimana membuat surat direct request atas pengaduan/klaim?
  5. Bagaimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan dan surat permintaan kredit?


TUJUAN PENULISAN


  1. Untuk mengetahui pengertian direct request.
  2. Untuk mengetahui bagaimana menginstansi direct request.
  3. Untuk mengetahui bagaimana membuat surat permintaan informasi.
  4. Untuk dapat memahami bagaiamana cara membuat surat direct request atas klaim/pengaduan.
  5. Untuk dapat mengetahui bagaimana cara untuk membuat surat undangan pesanan, surat bisnis dan surat permintaan pinjaman/kredit.


MANFAAT PENULISAN


  1. Memberikan pemahaman yang penting tentang penulisan direct request.
  2. Dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang penulisan direct request.
  3. Sebagai dasar penyusun makalah.


Pengertian Direct Request


Direct Request (Permintaan Langsung) sering diartikan kurang tepat sebagai permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas Direct Request dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (Bisnis maupun Nonbisnis) pada pihak lain (Seseorang atau Individu atau Organisasi) untuk meminta berbagai informasi yang penting dan dengan segera dan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termaksud media elektronik”.

Ada contoh sebagai berikut, suatu instansi tertentu mengajukan berbagai macam permintaan informasi tentang komoditas baru kepada suatu instansi yang lainnya yaitu dengan cara dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail.

Jika lawan bicara sudah menandakan respon untuk tertarik dengan apa yang sudah disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui penghampiran secara langsung (direct request).

Pengorganisasiannya ketika audience mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paliing tidak mau bekerjasama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung pada bagian awal, sajikan ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta. Bagian pertengahan surat Direct Request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya. Pada bagian terakhir, menyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan.

Pengorganisasian Direct Request


Bagaimanakah cara untuk pengorganisasian direct request? Pada bagian awal, sajikan permintaan atau gagasan-gagasan pokok (main gagasana) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara detail, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari aksi yang diinginkan. Bagi yang mengirim pesan direct request bisa mengawali dalam pendahuluan dengan cara memperkenalkan diri terlebih dahulu.

Cara yang baik dan benar dalam pembuatan direct request adalah dengan cara memberi pernyataan tentang apa yang diinginkan itu terletak pada kalimat pertama, setelah itu diikuti penjabarannya. Maka Gunakanlah bahasa yang sopan, santun mudah dimengerti dalam penulisan surat direct request.

Pada Bagian pertengahan surat direct request pada umumnya menjelaskan permintaan yang akan di sampaikan sebenarnya, contoh “saya ingin sekali memesan beberapa contoh mabel yang sudah kita referensikan yang kita tawarkan pada bulan febuari 2020 yang lalu.

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas aksi apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens bisa mencari informasi atau komoditas, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian pada bagian surat direct request ini akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah, sopan yang mengingatkan penerima akan pentingnya permintaan dari surat tersebut, contohnya, “jika mabel referensi terjual lancar, kita bisa memesan mabel tambahan lagi dari Berkah Mabel Store”.

Bagian-Bagian Surat Direct Request


1. Pembukaan


Aturan umum untuk penulisan direct request ini pada bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak hanya sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari berbagai macam kesalahpahaman. Sebagai contoh sebagai berikut, jika kita meminta informasi sensus pada tahun 2019 dari suatu instansi pemerintahan, ada kemungkinan bahwa orang yang menangani dari permintaan kita tersebut tidak mengerti apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman tentang informasi yang satu atau dua halaman atau suatu laporan data sensus yang detail.

Oleh sebab itu, pada kalimat awalan kita harus memberi pernyataan tentang permintaan secara lebih khusus dan detail yang memungkinkan pembaca dengan mudah bisa memahami maksud isi surat tersebut.

2. Penjabaran Detail


Supaya pemaparan terhadap hasil dari perkembangan kalimat pada pembukaan lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat yaitu dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.

penjelasan yang lainnya kita bisa terapkan dalam penulisan direct request yaitu pada bagian pertengahan dengan membuat beberapa pertanyaan, terutama jika permintaan kita meliputi berbagai perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti contoh spesifikasi secara dimensi, teknis, dan kegunaan dari suatu komoditas.

Perlu kita ketahui bahwa Jika permintaan lebih dari satu jenis yang kita inginkan, maka kita sebaiknya membuat daftar dan memberi penomeran secara berurutan.

Berikut ini Ada 2 hal yang membuat permintaan yang kita inginkan dapat dengan segera ditindak lanjuti dengan segera:


  1. Buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya,
  2. Hindari meminta informasi yang sebenarnya kita dapat mendapatkan sendiri.


3. Penutup


Pada bagian penutup surat direct request sebaiknya ditulis dengan suatu permiantaan pada beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas kapan waktunya, dan juga jangan lupa gunakan ekspresi penulisan terhadap pemberian apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk dapat mempermudah pembaca dalam memahami ini permintaan, maka jangan lupa untuk mencantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas terkait yang bisa dihubungi.

Permintaan Informasi Rutin


Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat lebih mempersingkat waktu dan membantu audience mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk mendapatkan opini dari seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu aksi, kita biasanya perlu bertanya.

Surat-surat permintaan secara rutin layak mendapatkan perhatian. Dalam kebanyakan instansi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusa  bahkan ribuan pegawai, pelanggan, dan pemegang saham.

Oleh sebab itu, ketika kita ingin menuliskan surat direct request (surat permintaan), maka yang perlu kita perhatikan yaitu harus menjaga maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita dengan tujuan agar kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita ingin sampaikan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang sudah kita sampaikan.

Perlu kamu mengerti bahwa dalam membuat surat direct request juga perlu diperhatikan tiga pertanyaan, sebagai mana berikut ini:

  1. Apa yang ingin diketahui,
  2. mengapa hal tersebut perlu diketahui,
  3. mengapa hal ini bisa membantu.


Permintaan di dalam Instansi


Beberapa pesan request (permintaan) juga bisa dibuat lebih permanen dalam bentuk tulisan, seperti halnya memo. Pesan singkat dalam bentuk tulisan akan bisa menghemat waktu (efisien) dan akan mudah membantu audiens untuk memahami isi dari pesan singkat tersebut secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman pesan singkat bisa dilakukan terhadap pegawai antar pegawai, antara pimpinan dengan pegawai, antara pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor dengan pegawai.

Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjabaran yang lebih mendalam dan diakhiri dengan aksi yang dikehendaki.

Permintaan ke Luar Instansi


Sebagai seorang tokoh bisnis, tentunya kita perlu untuk melakukan komunikasi dengan para konsumen, pemasok dan perusahaan lain yang bekerjasama dengan kita untuk dapat berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk mendapatkan informasi.

Disamping itu, kita dapat memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar. Dalam kaitannya ini kita perlu memperhatikan tiga hal berikut, yaitu:

  1. Dari mana kita membaca sumber iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun),
  2. Jelaskan apa yang kita tujukan atau maksudkan,
  3. Jangan lupa untuk mencantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan surat kita tersebut.


Menulis Direct Request Untuk Pengaduan


Kapan saja merasa tidak puas terhadap komoditas, jasa atau kebijakan perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin.

Perlu kamu ketahui bahwa seperti Surat Pengaduan (claim letter) dan juga seperti Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang sangatlah mempunyai keterkaitan dengan ketidakpuasan pelanggan terhadap suatu produk ataupun jasa, bagi umumnya kebanyakan orang itu merupakan kata-kata yang kurang menyenangkan.

Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu instansi perusahaan. Dalam surat direct request, kita mungkin bisa meminta salah satu dari berikut ini:

  • Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
  • Meminta untuk melakukan pengiriman barang yang baru sesuai yang sudah dipesan.
  • Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
  • Perbaikan gratis.
  • Pengurangan harga kerna komoditasnya ada yang cacat atau rusak.
  • Pembatalan atas suatu pesanan komoditas.
  • Pembutlan atas kelsalahan penagihan komoditas.
  • Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
  • Penjabaran atas peralihan kebijakan atau prosedur.


Kebanyakan instansi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas atau tidak puas terhadap komoditas atau jasa yang mereka berikan. Pelanggan yang puas akan memberikan positif bagi suatu instansi, sedangkan pelanggan yang tidak puas akan berdampak negatif terhadap instansi tersebut.

Penulisan Surat pengaduan


Perlu kita ketahui bahwa untuk dapat menuliskan surat pengaduan perhatiakan sebagai berikut ini:

1. Jelaskan masalah yang kita hadapi secara detail


Uraikan dengan jelas dan detail masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga pembaca bisa dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.

2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian


Perlu anda ketahui bahwa untuk lebih memperkuat surat pengaduan, tak lupa kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung yang penting. Sehingga bisa memperkuat surat pengaduan yang kita buat

3. Usahakan dalam membuat jangan menggunakan nada marah atau emosional


Perlu kita mengerti bahwa dalam pembuatan surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional saja dan jangan sampai bersifat emosional.

4. Permintaan aksi khusus


Perlu di pahami untuk pembuatan surat pengaduan, diperlukannya penjelasan apa harapan atau keinginan yang di inginkan terhadap adanya pengaduan tersebut. Dan tidak kalah pentingnya Jangan lupa untuk mencantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lenkap dan detail.

Surat Undangan, Pesanan Dan Reservasi


Pada umumnya penghampiran yang digunakan dalam membuat surat undangan, pesanan dan reservasi adalah Penghampiran Langsung (dirrect approach).

1. Surat Undangan


Penulisan surat undangan biasanya menggunakan penghampiran langsung. Dalam hal ini, penghampiran langsung meliputi tiga komponen, yaitu:


  • Gagasan pokok (main gagasana).
  • Penjabaran detail (explanations).
  • Penutup (close courtsey).


Gagasan pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjabaran yang lebih detail tentang gagasan pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau aksi yang diinginkan dan ucapan terima kasih.

2. Surat Pesanan dan Reservasi


Surat pesanan paling tidak meliputi tiga komponen penting, yaitu:

  • Pernyataan detail apa yang kita pesan.
  • Metode pengirimannya.
  • Cara pembayarannya.

Dan juga yang perlu dilakukan adalah kemukakan dengan jelas dan detail berapa kuantitas/jumlah komoditas yang kita akan pesan, warna, ukuran, harga pembayaran, gaya, lokasi untuk pemesan, tanggal pengiriman dan petunjuk khusus lainnya yang berlaku untuk pemesanan.

Permintaan Kredit


Bagaimana kita bisa mendapatkan pinjaman/kredit kredit? Secara garis besar ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu sebagai berikut ini:

  1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh organisasi perkreditan yang ada.
  2. Mengirimkan/melampirkan berbagai informasi pendukung penting yang diperlukan dalam prosedur mendapatkan pinjaman/kredit tersebut.


Informasi pendukung ini meliputi: kartu tkita pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, informasi pendukung lainnya, serta surat permohonan pinjaman/kredit (credit request).

Perlu kita ketahui bahwa dalam pembuatan surat permohonan pinjaman/kredit, disamping informasi pribadi kita, jenis usaha yang akan dikelola dan jumlah besar kecilnya pinjaman/kredit yang akan diajukan, juga harus didukung dengan berbagai arsip dokumentasi penting dan prospek bisnis kita untuk masa kedepanya, apakah bisa berkembang atau malah menurun (bangkrut).

Hal ini penting bagi organisasi perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam mendapatkan pinjaman/kredit, baik dilihat dari sisi besarnya pinjaman/kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.

Kesimpulan


Berdasarkan pada hasil pembahasan makalah ini tentang “Penulisan Direct Request” maka pada bab ini penulis akan menjelaskan beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh berdasarkan hasil kajian pustaka dan teori yang telah dilakukan di dalam laporan makalah ini.

Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan diatas bisa ditarik kesimpulan :

1. Dalam penginstansian direct request meliputi tiga hal, yaitu:


  1. Pembukaan,
  2. Penjabaran Detail,
  3. Penutup.


2. Jika melakukan permintaan lebih dari dua jenis, alangkah baiknya untuk membuat daftar terlebih dahulu dan juga jangan lupa untuk memberikan nomer secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya.

3. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu:


  1. Apa yang ingin di ketahui,
  2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui,
  3. Mengapa hal ini bisa membantu.


4. Pada umumnya penghampiran yang digunakan dalam membuat surat undangan, pesanan dan reservasi adalah Penghampiran Langsung (dirrect approach).

5. dapat disimpulkan terdapat dua tahap yang perlu kita perhatikan dalam proses pengkreditan, yaitu:


  1. Mengisi formulir yang sudah disediakan oleh instansi perkreditan yang ada,
  2. Mengirimkan/melampirkan berbagai informasi pendukung penting yang diperlukan dalam prosedur mendapatkan kredit tersebut.


3 komentar

1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
2. komentar selalu dimoderasi
3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
dengan topik yang dibahas
4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus
EmoticonEmoticon