Cara Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif

Daftar Isi Konten [Tampil]

Strategi penulisan untuk permintaan pesan pesan rutin

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.

Cara Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin


Keunggulan:


  • Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan
  • Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.
  • Menghemat waktu bagi pembaca

Kekurangan:


  • Orang cenderung menyampaikan pesan sesuai cara berpikirnya
  • Kesulitan mengubah pola pikir to the point


Cara permintaan pesan pesan rutin


Menulis pesan rutin dimulai dengan ide pokok secara tegas, selanjutnya ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang apa dan bagaimana permintaan pesan rutin dikehendaki., bagian tengah diberi pernyataan yang menarik perhatian. Bagian akhirnya beri pernnyataan keramahan, apresiasi dan tindakan khusus yang diinginkan.

Cara penulisan pesan-pesan positif


Bagian pertama ditulis ide pokok dengan pernyataan yang jelas agar menarik perhatian. Bagian tengahnya sampaikan secara rinci supporting idea. Dan bagian akhirnya berikan kesan yang baik.

Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut :

a. Ide pokok yang jelas


Penulissan pesan positif menggunakan metode pendekatan langsung dengan diawali ide pokok/

b. Penjelasan rinci


Bagia pertengahannya memiliki bahasan yang banyak dan cukup rinci, sehingga prlu dijelaskan poin poin secara lengkapa agar pembaca tidak bingung.

c. Penutup surat


Akhiri bagian penutup surat dengan keramahan dan kesopanan.

Pesan –pesan good news dan good will

Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain,

Good news tentang pekerjaan

Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.

Good tentang produk

Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:


  • Pemberian diskon
  • Buy 3 get 1
  • Pemberian kupon
  • Perolehan hadiah
  • Produk yang rusak dapat dikembalikan
  • Jaminan harga murah
  • Layanan garansi 3 tahun


Pesan-pesan goodwill


Goodwill adalah suatu persaaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberia ucapan selamat.

Menulis jawaban positif

Untuk memeberi jawaban atas permintaan informasi positif tersebut digunakan pendekatan langsung, dimulai dengan pernyataan positif da menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat.

Surat konfirmasi pesan

Surat konfirmasi menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah yang besar. Dngan pendekatan langsung, paragraf pertama berisi berita baik yaitu sedang dalam proses pengecekan dan pengiriman. Bagian pertengahan berisi rangkuman transaksi secara akurat, kapan dikirim, berapa biaya pengiriman, cara membayar, dll. Dan bagian akhirnya meyakinkan pemesan apa yang akan dilkukan selanjutnya da manfaat yang diperoleh serta mengucapkan terima kasih.

Menjawab permintaan informasi


Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan mengambil tindakan dilakukan oleh manajer yang lebih tinggi. Oleh karena itu pengambilan keputusan telatif lambat, namun permintaan informasi dari pelanggan harus direpo cepat.

a. Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial terdapat 3 tujuan utama yaitu

i. Menjawab semua pertanyaan.

ii. Mendorong penjualan yang akan datang

iii. Memberi kesan yang baik


b. Menjawab permintaan tanpa penjualan

i. Menjawab semua pertanyaan

ii. Memberikan kesan yang baik


Ini dilakukan semata-mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta pelanggan.

Menangani permintaan kredit


Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan dari lembaga kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena itu kredit merupakan sesuatu yang biasa dalam masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin seperti persetujuan kredit dan referensi kredit.

Persetujuan kredit

Surat yang memberikan goodnews kepada pihak lain. Pembuka berisi ide pokok yang berisi persetujuan pemberian kredit, pertengahannya peretujuan berisi beberapa hal seperti jatuh tempo, tanggal rekening dikirim, bunga dan administrasi, dll.

Memberikan referensi kredit

Kadang kala permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi, dan hanya tertentu saja. Ada hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:

i. Permohonan surat suret rekomendasi harus resmi dan disahkan

ii. Nyatakan sesuai fakta

Surat rekomendasi dan pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik antara lain :


  • Nama lengkap pemohon
  • Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

· Komunikasi Bisnis Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. Edisi keempat. 2011

0 Comments

Posting Komentar

1. Berkomentarlah dengan sopan dan santun
2. komentar selalu dimoderasi
3. boleh meninggalkan link aktif dengan catatan berkomentar sesuai
dengan topik yang dibahas
4. semua komentar negatif seperti hoax, menyinggung, sara, pornografi, politik, dan hal negatif lain akan dihapus